Comment formuler un recadrage constructif à un collaborateur, sans entrer dans le jeu des « reproches et justifications » ? Un recadrage constructif consiste à proposer à l’autre une autre perspective (voir notre article : changer de perspective), un point de vue différent qui cadre autrement la façon dont il voit les choses. C’ est un effet miroir qu’il est souvent nécessaire d’offrir, quand quelqu’un souffre à l’intérieur d’une situation qui ne lui convient pas, ou que c’est à vous qu’elle ne convient pas et que c’est vous-même qui en souffrez… Un recadrage constructif est un rappel de conventions passées librement entre deux personnes responsables qui se sont liées par un contrat de délégation. Au sens propre, recadrage signifie, rappel du cadre ! Il s’agit donc d’une référence factuelle à l’accord initial, qui engage l’échange sur les solutions possibles, ne laissant aucune place à la justification.

Différences entre un recadrage et un reproche

• Le recadrage constructif est une démarche consciente (et non involontaire et compulsive) : un recadrage a besoin d’être pensé, élaboré. Même s’il peut être fulgurant et intuitif, il est le plus souvent préparé.
• Le recadrage constructif vise des solutions, au lieu de n’être qu’une réaction d’impuissance et de dépit.

Susciter un comportement différent dans le cadre d’un contrat d’objectif clair, est un impératif quand on constate un écart par rapport aux engagements initiaux. Cela n’a rien à voir avec une plainte ou un reproche, qui sont des tentatives de manipulation affective et de contrôle sur les autres, pour avoir du pouvoir et de l’emprise sur eux.

Exemple de recadrage constructif, qui évite les justifications : « Je ne suis pas satisfait de ce travail, dont le résultat ne correspond pas à l’objectif visé (décrire factuellement en quoi). Quelles mesures correctrices pouvez-vous prendre pour vous rapprocher davantage de la cible, dont nous étions convenue ? » « Ce n’est pas ma faute, c’est parce que… » « Je vous arrête tout de suite, il y a certainement de bonnes raison à cela, mais je préfère que nous nous concentrions sur ce que vous pouvez faire différemment pour revenir à l’objectif. »

  Mener un entretien de recadrage constructif n’est pas forcément agréable. Mais quand faut y aller, faut y aller !… Ceci dit, autant savoir comment bien le faire, parce que rater un entretien de recadrage peut avoir de sérieuses conséquences négatives sur votre relation à votre collaborateur et à l’ensemble de votre équipe. Travail insuffisant, comportement inadéquat, non respect des consignes, non-respect des délais, tenue inappropriée, propos déplacés, retards répétés, absences injustifiées, insubordination, rendement qui laisse à désirer… Que faire face aux écarts de conduite de ses collaborateurs lorsque l’on manage une équipe ? Si vous souhaitez préparer avec un coach professionnel votre entretien de recadrage constructif d’un de vos collaborateurs qui vous posent des problèmes, n’hésitez pas à prendre rendez-vous pour une seule séance de coaching téléphonique.

9 bonnes pratiques de recadrage constructif

1. Rencontrer rapidement le collaborateur individuellement, en l’absence de tiers.
2. Ne pas faire d’amalgame entre l’évaluation d’une erreur de comportement et un jugement de la personne du collaborateur.Donc,  proscrire toute agressivité à l’égard de la personne et éviter de recourir à des jugements de valeur.
3. Se focaliser sur les faits ( « J’ai observé que… »)
4. Expliquer les conséquences de l’erreur.
5. Valider l’accord du collaborateur sur les faits désignés et leurs conséquences
6. Exprimer un ressenti personnel en tant que manager : « Je suis inquiet, parce que… » ou  » je nome sens pas respecté quand tu… » ou bien encore « Je suis en colère car… ».
7. Inviter à la mise en place d’un plan d’action que le collaborateur proposera lui-même (et formaliser ensuite éventuellement par un mail pour en garder une trace)
8. Obtenir l’engagement du collaborateur à respecter ce plan.
9. Conclure positivement, en valorisant le collaborateur sur la qualité de votre relation : « J’ai confiance en toi. J’apprécie ton travail. Je sais que tu feras en sorte que les choses rentrent dans l’ordre. ».

3 cas particuliers de recadrage

Le collaborateur inconscient Il faut lui faire réaliser qu’il perturbe son environnement. Le mieux est de procéder en trois étapes : Dresser le constat de l’erreur, puis provoquer un engagement de sa part, puis le remercier d’avoir compris, puis par la suite d’avoir mis en place le nouveau comportement. Le collaborateur trop sûr de lui La meilleure méthode est de lui poser des questions ouvertes pour l’inviter à considérer en quoi ses agissements peuvent le desservir durablement. Il faut toujours graduer vos propos selon le niveau de résistance qu’on vous oppose. Là encore, demandez-lui un engagement et remerciez-le de sa réponse positive. Le collaborateur rebelle Là, il est impératif de lui donner une vision claire de ce que vous attendez de lui en usant de « je veux », « je ne veux pas ». Laissez planer la sanction en cas de réponse négative de sa part. Et remerciez-le de son engagement, s’il prend l’engagement de changer les choses. Si le collaborateur se renferme ou se braque, ne tombez pas dans la solution de facilité qui consisterait à faire comme si de rien n’était. Tout ce que vous pourrez dire n’aura pas d’effets tant que votre interlocuteur ne sera pas réceptif. Au contraire, dès que vous prenez conscience de son attitude, crevez l’abcès et demandez-lui ce qui se passe. Tout en y mettant les formes : un ton impatient, agressif ou agacé n’incitera pas le managé à davantage collaborer.

Les effets positifs d’un bon recadrage constructif

Un entretien de recadrage constructif bien mené stimule la motivation de votre collaborateur, lui donne des repères tangibles ou encore relance le dialogue inhibé par l’accumulation de non-dits. Il permet d’évoquer les écarts par rapport au cadre fixé. Il permet au collaborateur de se remettre en question, l’invite à mobiliser de nouvelles ressources pour travailler ou agir différemment. C’est en cela que cet entretien est constructif car il est source de renouvellement aux niveaux de la relation et de la motivation. Le collaborateur se repositionne dans sa mission et peut percevoir cet entretien comme une opportunité pour progresser. En définitive, l’erreur et ’échec constituent une belle opportunité d’apprendre en partenariat avec son supérieur hiérarchique. N’oubliez jamais que les erreurs des collaborateurs sont parfois dues à un mauvais management, un manque de communication et des instructions pas assez claires. Si votre collaborateur vous oppose un manque de communication, sachez l’écouter et vous remettre vous aussi en question. N’entrez pas à votre tour dans la justification, le reproche ou la plainte…