Faire face à une nouvelle équipe, c’est toujours un peu délicat et impressionnant.

nouvelle équipe - coaching
Etre sous les feux de la rampe avec une nouvelle équipe

« On n’a jamais deux fois l’occasion de faire une bonne première impression ! »

C’est aussi valable pour les managers qui prennent un nouveau poste avec une nouvelle équipe…

Dans cet article, nous allons présenter l’atelier de formation :” Prendre en mains une nouvelle équipe”, qui vous donnera tous les outils pour démarrer du bon pied dans un nouveau poste de management et/ou optimiser votre travail avec une nouvelle équipe.

Nous vous proposerons aussi quelques astuces pour optimiser vos premières semaine d’intégration et pour réussir vos premiers pas en tant que leader d’équipe

Prenez en mains votre nouvelle équipe

Votre nouvelle équipe vous attend :

  • avec impatience, espoir ?
  • avec ses inquiétudes et ses préjugés ?
  • certainement aussi avec son histoire, son actualité et ses projets …

Vous le savez : bien réussir cette phase de prise de contact est toujours délicat et déterminant pour la suite de l’aventure que vous allez écrire ensemble.

Autour de 4 principes simples et efficaces, vous apprendrez une méthode qui optimisera et doublera le temps de votre « période de grâce », vous évitera de tomber dans les écueils classiques, et vous mettra tout de suite en prise avec des objectifs ambitieux et partagés par votre équipe, pour profiter d’une dynamique positive…

 

Lire un article avec des conseils sur comment prendre en mains une équipe

Public concerné

Tous des managers,

  • qui se préparent à changer de poste et prendre en mains une nouvelle équipe, ou qui sont déjà en prise avec leur nouvelle équipe depuis moins de trois mois
  • ou dont l’équipe actuelle est tellement remaniée, qu’ils souhaitent, à juste titre, la considérer comme une nouvelle équipe

 

Objectifs

Dans ce séminaire, vous apprendrez :

  • Comment établir tout de suite un bon contact humain et poser les bases de la confiance
  • Comment rapidement encourager des améliorations dans le fonctionnement collectif de l’équipe
  • Comment marquer des points structurants pour la suite  et en profiter pour doubler la durée de votre période de grâce
  • Comment fédérer votre équipe autour d’un projet commun qui donne du souffle et de la cohérence, entraînant une dynamique positive dès les premiers mois.

Outils

  • Protocole pour réussir ses premiers contacts (annonce, premiers entretiens, premières réunions)
  • Analyse systémique des partenaires et des enjeux
  • Rapport d’étonnement positif (les entretiens exploratoires, la prise de notes et la préparation du rapport d’étonnement : synthèse orale et synthèse écrite)
  • Projet fédérateur (comment le co-construire et comment embarquer l’équipe)
  • Spirale de réussite et d’amélioration continue (quick-win et feed-back valorisant)

Pour plus de détails sur les bonnes pratiques de prise de poste : téléchargez le bee’book “prendre en main une équipe” (code : orygin)

Pédagogie

  • Des apports structurants : des outils, mais aussi des principes à garder en tête pour bien utiliser les outils
  • Des études de cas pratiques, des trainings pour s’approprier les outils
  • Des échanges d’expériences et des séances d’inter-coaching entre participants, pendant le séminaire
  • L’élaboration par chacun d’un plan de prise en mains de sa nouvelle équipe
  • Un bilan individuel des points d’appui et des points d’attention en termes de posture d’état d’esprit pendant la période de démarrage
  • Une séance de coaching individuel par téléphone avec le consultant, au plus tard deux semaines après le séminaire

Durée

Deux jours consécutifs + une séance de coaching téléphonique ( au plus tard deux semaines après le séminaire)

 

Pensez aussi à un accompagnement individuel (coaching de prise de poste)

Paul Devaux : 06.10.56.14.96

Pour aller plus loin à propos réussir vos premiers pas :

RÉUSSIR VOTRE INTÉGRATION

VOTRE PREMIÈRE RÉUNION

  • Présentez-vous sommairement (votre parcours, l’intérêt que vous avez dans ce nouveau poste, ce que vous avez envie d’apprendre, et ce que vous avez envie d’apporter aussi)
  • Sollicitez de la part de chacun, une présentation très synthétique (la vôtre servira implicitement de modèle)
  • Annoncez que vous allez faire connaissance avec chacun de vos N-1 directs, de façon personnelle en deux tours d’entretiens individuels dans les 15 prochains jours. Et que vous restituerez à votre nouvelle équipe équipe un retour de ces entretiens.

VOS 1ERS ENTRETIENS

  • Cherchez à connaître chacun de vos N-1 d’une manière personnelle
  • Privilégiez 3 ou 4 questions ouvertes et laissez l’interlocuteur vous répondre comme il le souhaite, y compris en débordant du sujet. Laissez-vous inspirer par quelques-unes de ces questions :
    • qu’est-ce que tu aimes le plus dans ton job ?
    • qu’est-ce que tu réussis le mieux ?
    • qu’est-ce que tu apprécies le plus dans le fonctionnement actuel de l’équipe ?
    • qu’est-ce qui est important pour toi dans le travail ?
    • quelles compétences et qualités professionnelles aimerais-tu développer encore ?
    • comment te vois-tu évoluer dans deux ans ?
    • qu’attends-tu de mon management ?
  • Indiquez clairement que vous répondrez vous aussi à ce genre de questions (celles qui intéresseront plus particulièrement votre interlocuteur) dans la seconde partie de l’entretien.

 

2ÈME SÉRIE D’ENTRETIENS

  • Ce sont des entretiens centrés sur la fonction, le métier, et la technique.
    • Qui sont tes clients internes principaux ?
    • qu’attendent-ils de toi ?
    • comment peux-tu les servir au mieux ?
    • comment mesures-tu leur satisfaction ?
    • comment évalues-tu la qualité de ton travail ?
    • quelles sont parmi tes contraintes, celles que les autres devraient absolument connaître et respecter ?
    • comment pourrais-tu t’organiser pour gagner beaucoup en efficacité dans ton job ?
    • de quoi aurais-tu besoin pour offrir un bien meilleur service encore ?
    • quelles sont tes recommandations pour optimiser le fonctionnement de l’équipe ?

 

Comment réussir les entretiens ?

  • Prenez des notes même si des choses personnelles sont échangées. Veillez à ce que la prise de notes ne soit pas un écran entre vous. Idéalement, ne notez que des mots clés, du verbatim, des idées qui vous viennent. Soyez curieux, approfondissez les points, posez des questions ouvertes, restez en silence. Évidemment si l’interlocuteur est intimidé, n’ose pas trop vous parler, mettez-le à l’aise et adaptez le style de l’entretien.
  • Restez dans le questionnement et l’étonnement, ne commencez pas encore à donner des conseils, ou des directives les premières semaines. Restez ouvert, curieux, posez plein de questions, nourrissez votre rapport d’étonnement positif et identifiez des pistes pour le prochain projet fédérateur de l’équipe.

Prenez deux heures en fin de chaque semaine, pour synthétiser ce que vous avez appris, pour prendre du recul, pour fixer vos priorités de la semaine suivante.

 

3- RESTITUTION DES ENTRETIENS

  •  En individuel : donnez un feed-back oral à chacun sur ce qu’il a dit (une reformulation synthétique des idées clés) pour valider votre compréhension, donner à l’autre l’occasion de compléter, de préciser ou nuancer son propos. Ainsi, vous montrerez ce que vous regardez, comment vous comprenez les choses et ce à quoi vous attachez de l’importance… Rien que cela aura un effet d’entraînement positif sur chacun.
  • En réunion (3/4h de présentation, 1h d’échanges), à peu près un mois après votre arrivée :
    • Donnez à tous une vision panoramique de qui fait quoi, qui fournit quelle prestation interne pour qui, avec quelles contraintes, etc… Un schéma clarifiera les choses, intéressera tout le monde et confirmera à leurs yeux votre perspicacité et votre sens de la synthèse.
    • Expliquez ce que vous avez compris des points forts de l’entreprise et de l’équipe, de leurs souhaits de progrès (en efficacité collective, en qualité de service, en développement de compétences, etc…).
    • Demandez à votre nouvelle équipe, dans quelle mesure cela rejoint leurs perceptions, et ce qu’ils peuvent rectifier ou rajouter…
    • Indiquez ensuite que vous allez continuer d’apprendre en étant très présent sur le terrain, notamment auprès des clients (externes ou internes), que vous allez prendre maintenant connaissance du contenu des dossiers en cours, et que votre premier objectif va être de repérer ce qui est prioritaire et stratégique.
    • Dites clairement que vous allez chercher à voir encore mieux tous les points forts, plus dans le détail à partir de maintenant. Et puis aussi que vous allez continuer à poser plein de questions sur la raison des façons de faire, le but poursuivi par ce qui est devenu pour eux des habitudes, et que certaines d’entre elles vont certainement devoir changer.
    • Indiquez enfin que dans un mois et demi (juste avant vos trois mois d’intégration), vous proposerez à tous un “rapport d’étonnement positif”, qui posera plein de questions auxquelles vous chercherez ensuite à répondre avec l’équipe.
  • Informez votre patron de ce que vous êtes en train de faire, et dans quel objectif. Faites-lui part de vos premières impressions. Sollicitez ses Feed-backs. Et quoi qu’il en soit, restez sur votre plan.

Deux mois et demi après votre arrivée, après l’exposé en réunion de votre rapport d’étonnement positif,  annoncez votre souhait de bâtir avec  la nouvelle équipe un projet fédérateur. Il inclura des projets transverses et des projets spécifiques pour chacun. Cela entraînera des changements, et vous aurez besoin de préparer cela avec chacun, en individuel, en petits groupes, en réunions intermédiaires avant cette échéance, etc… Il ne s’agit pas de « votre » projet, mais de celui de l’équipe (même si c’est vous qui le pilotez).

Dès que possible :

  • Initiez les rôles délégués en réunion.
  • Réalisez une cartographie du système équipe
  • Mettez en place un reporting positif
  • Mettez en place un dispositif d’entretiens individuels méta avec chacun de vos N-1
  • Faîtes travailler vos équipiers ensemble dans des groupes de travail transverses (mélangeant des fonctionnels et des opérationnels) pour préparer le projet fédérateur
  • Invitez des personnes extérieures à quelques réunions, pour qu’ils présentent quelque chose, et demandez leurs impressions sur l’équipe, et sur la réunion à laquelle ils ont participé.
  • Demandez de temps en temps à chacun comment il perçoit les changements en cours, comment il est impacté, quel inconfort il ressent depuis que certaines habitudes commencent à être bousculées, etc…

Et surtout… ne tardez pas à prendre contact pour un coaching de prise de poste. Le mieux serait de l’anticiper en le démarrant quelques semaines avant de prendre vos fonctions et de le dérouler pendant vos prières semaines d’intégration.

 

Nota :

Prenez aussi des contacts à l’extérieur de l’équipe avec les personnes influentes. Impliquez-les dans vos interrogations, dans vos intentions, faites leur part de votre enthousiasme, de votre état d’esprit, demandez-leur des éclairages, posez-leur des questions, repérez leurs attentes, offrez-leur des feed-backs et des reformulations pour être sûr de bien se comprendre, etc…

Commencez aussi à observer les réunions d’équipe. Demandez qu’on vous présente l’ordre du jour et le compte-rendu des précédentes réunions. Étonnez-vous éventuellement que ce ne soit pas un « relevé de décisions ». Demandez peut-être pourquoi il n’y a pas d’échéances ou de pilote identifié devant chacune des actions. Demandez quel suivi a été effectué sur les actions précédemment décidées… Il ne s’agit pas d’être critique de façon déguisée, mais plutôt d’être candide et d’évoquer des orientations possibles, sans insister !