Voici un extrait d’une courte séance de coaching téléphonique qui portait sur une demande double :

  • mieux s’organiser au quotidien
  • perdre moins d’énergie

Voici ce que ma cliente a pris comme engagements simples pour avancer avec des petits pas concrets, faciles à mettre en oeuvre et qui créent tout de suite du soulagement et une amélioration sensible par rapport à ses objectifs :

Sortir du tout virtuel

Dans un job où les interlocuteurs appartiennent à plusieurs divisions et sont répartis dans plusieurs pays, où le métier consiste à gérer des flux de données financières, où tout est donc très « process », il faut un certain temps pour trouver ses points de repère et se sentir en sécurité dans un nouveau poste.

Toute la journée abondent vers soi une quantité de mails importants, tous techniques, tous importants et tous en anglais, auxquels il faut pouvoir répondre vite et de façon pertinente, en captant bien les infos clés, pour les intégrer dans les décisions courantes de la journée et les projets stratégiques en cours.

Mieux s’organiser est une nécessité, à la fois pour être performant et ne pas s’épuiser dans une vie stressante, dans laquelle on aurait vite fait de perdre pied et de se laisser submerger par la pression (voir à ce sujet : « coaching de lâcher prise« )

Voici quelques bonnes résolutions, simples et pleines de bon sens, prises rapidement par cette cliente :

  • Me faire une liste des mes interlocuteurs clés, en consignant pour chacun les informations clés, afin de ne pas rester dans un sentiment de confusion liés à la multiplicité des cas de figure, impossibles à tous retenir
  • Visualiser cela sous la forme de fiches et d’un tableau synoptique, afin d end pas rester que dans le virtuel (déjà qu’il s’agit de personnes distantes, prises dans la matrice d’une organisation complexe)
  • Matérialiser toutes les infos pratiques dans un même porte documents
  • Visualiser mes flux de choses à faire, en méthode agile sur un tableau magnétique, en venant y coller des post’it pas tâche, que je déplacerai de colonne en colonne selon leur étape de traitement
  • Revenir à l’agenda papier pour mieux visualiser la semaine et le mois en cours
  • Disposer de mes priorités d’actions dans une main courante (électronique cette fois) qui me permettra de voir l’avancement et d’en garder une trace après exécution des tâches, en les regroupant au sein de projets ou de missions
  • Me faire aider pour réaliser cela par des contacts ayant vécu leur intégration récemment, pour partager à la fois les infos mais aussi un peu de complicité humaine…
  • Me rapprocher de personnes clés influentes dans mon environnement pour obtenir d’eux du soutien et des infos pour mieux comprendre le contexte et les enjeux de chacun
  • Prendre le temps de contacter individuellement chaque personne, pour faire connaissance (rapidement) sur quelques questions sur un call dédié à cette prise de contact, hors du flux business ordinaire
  • Saisir quelques opportunités intelligentes de créer du lien avec les personnes distantes, en leur passant un clin d’oeil (sans créer un nouveau Facebook en publiant à tour de bras « des citations et des photos inspirantes »une photo, partager de temps en temps end e façon personnalisée une photo sympa, ou une info clé, est un bon point pour sortir la relation de l’anonymat. En fait, il ne s’agit pas tant de communication que de relation. Plus on est loin, plus il est nécessaire d’investir la relation (même s’il ne s’agit-là que d’un minimum symbolique !) – voir à ce sujet : ALIGNEMENT PERSONNEL : BIEN UTILISER SES ÉMOTIONS

Ces actions reposent sur deux principes :

  1. Matérialiser, concrétiser, visualiser… de façon à ne pas rester avec la sensation de choses diffuses, abstraites, et venant de partout à la fois. Un peu comme s’il y avait plein d’infos partout, éparpillées autour de soi comme de la poussière en suspension dans la pièce, l’idée serait de fixer tout ce volatil pour le classer dans des boites, elles-mêmes à ranger dans un meuble à étagères avec des tiroirs… L’utilité de ce classement physique n’est peut-être que passagère, parce qu’au fur et à mesure qu’on maîtrise mieux la complexité de l’environnement, on en a moins besoin. Mais pour en arriver à cette maîtrise, le fait de se sortir du tout virtuel électronique et de fixer les choses de façon « matérielle » est d’une aide précieuse pour soulager le cerveau. Le fait de ranger concrètement les choses dans l’ environnement physique aide le cerveau à mettre de l’ordre dans ses propres données… Prenons l’exemple des schémas euristiques, qui sont disponibles en version électronique grâce à de nombreuses applications performantes. Un mind map électronique est ainsi une façon très sympathique et pratique, de schématiser sa pensée. C’est bien propre, très facile à créer quand on a un peu l’habitude, facile à exporter d’un document à l’autre, etc… Mais le problème, c’est qu’on n’en voit généralement qu’un bout à la fois, et non pas la globalité : pour avoir la vue d’ensemble, il faut disposer d’un très grand écran (donc pas celui des PC portables et encore moins des smartphones) ou d’une résolution très petite qui fait qu’on ne voit que la forme du schéma sans pouvoir lire le contenu des bulles ! Dans ce cas, un bon croquis sur un paper board, un bon vieux schéma à la mano, écrit au stylo sur une simple feuille fait également très bien l’affaire. Et il se trouve que le cerveau s’y retrouve mieux, parce que l’écriture et le dessin sont un langage symbolique qu’il comprend et retient beaucoup mieux…
  2. Humaniser l’environnement. Prendre le temps de partager quelques infos personnelles, pour ne plus être seulement les uns pour les autres que des Numéros sur une organigramme, mais des personnes en chair et en os (si je puis dire), avec une surface de projection affective qui ne soit pas inexistante. Par exemple :
    • Quelles sont les infos pratiques à savoir sur chacun d’entre nous pour pouvoir communiquer efficacement ?
    • Qu’est-ce qui est important pour chacun d’entre nous dans nos missions respectives (contraintes, priorités, enjeux, difficultés, trucs qui procurent du plaisir et de la fierté…) ?
    • Comment pourrions-nous coopérer mieux : prendre ensemble 3 actions simples qui nous aideront dans les mois à venir à mieux nous connaître et travailler ensemble efficacement (chacun sur son continent et sur ses fuseaux horaires !)

Ainsi, matérialiser et personnaliser sont deux clés simples pour sortir de l’impression de confusion et d’impersonnalité, qui rendent la vie froide et potentiellement stressante quand les situations deviennent critiques. (voir à ce sujet : « ARRÊTER DE PENSER : COMMENT ARRÊTER DE PENSER DE MANIÈRE COMPULSIVE ? » et  « LE POUVOIR NÉGATIF DES PENSÉES TOXIQUES« )

 

Entretenir son énergie

Coach : Qu’est-ce qui vous fait du bien ?

Cliente : Me remettre à faire du yoga…

Coach : Qu’est-ce qui va vous permettre d’en refaire ?

Cliente : Il faut que je retrouve un cours, plutôt le soir

Coach : C’est une nouvelle tâche à mettre dans votre tableau de choses à faire ?

Cliente : Non, je vais m’en occuper en priorité la semaine prochaine, et pour ne pas compliquer, la premier cours que je trouve aux bons horaires, je vais l’essayer dès la semaine prochaine

Coach : OK. C’est un premier point. Voyons maintenant ce qui vous épuise le plus ?

Cliente : 2 choses me viennent tout de suite :

  1. Mon bureau sur l’open space est sans âme, j’ai du mal à m’y sentir bien.
  2. Et puis il y a au moins 1 à 2 fois par jour des réunions téléphoniques imprévues qui viennent bousculer mon agenda et auxquelles je n’ai pas le temps de me préparer et cela me stresse…

Coach : OK, pour votre bureau, comment pouvez-vous améliorer les choses tout de suite, de façon minimaliste : par exemple, quelles toutes petites touches pouvez-vous apporter à votre environnement de travail, sans aucune difficulté ?

mieux s'organiserCliente : J’ai acheté une plante, je vais y ajouter quelques cristaux. Je peux aussi mettre mieux s'organiserquelques figurines d’animaux en plastique discrètement sur ma table. Je peux aussi coller une ou deux cartes postales, qui feront comme des petites touches de couleur pour égayer ce que je vois…

 

Coach : Puis-je vous soumettre également une suggestion complémentaire à tester pendant une semaine ?

Cliente : Oui, volontiers…

Coach : En vous asseyant le matin pour la première fois, comment serait-il possible pour vous de remercier ce petit espace de notre belle planète qui vous sert de bureau, et de le remercier le soir en repartant ? Finalement, même s’il y a des fils électriques partout, avec des moquettes synthétiques et des ondes wifi, sans parler de la pollution atmosphérique, cet endroit vous permet de gagner votre vie, de vivre une aventure professionnelle intéressante, et de gagner votre vie tout en ayant votre « place » dans la société. Il matérialise même cette place, cette chance que vous avez. Comment pourriez-vous lui en être reconnaissante et l’honorer, ne serait-ce que par une simple pensée de remerciement matin et soir, juste pendant une semaine, juste le temps que vous changiez votre regard envers lui ?…

Cliente : OK c’est rigolo, je vais essayer… 🙂 Et pour les réunions téléphoniques, qui me prennent la tête ?

Coach : Imaginez que là maintenant vous recevez une de ces convocations pour dans 10 minutes : que ressentez-vous ?

Cliente : je me dirais « Ah zut ! Encore une, j’ai vraiment horreur de ça. Ah si je pouvais ne pas y aller »…. Rien qu’en y pensant là, et en vous en parlant, je commence à en sentir le stress…

Coach : Oui, et ce qui vous coûte le plus cher en énergie dans cette situation, c’est peut-être précisément votre réaction de refus, plus encore que la réunion par elle-même. Si j’ai bien compris, des réunions casse-pieds et impromptues comme ça, vous en aurez une dizaine la semaine prochaine… Comme pour votre bureau, puis-je vous proposer de faire une petite expérience à tester la semaine prochaine ? Elle consisterait à faire deux choses pour seulement 5 réunions sur les 10 : vous rendre à la réunion téléphonique en la commençant :

  • par dire « oui » mentalement (au lieu de non, ah zut, etc…)
  • et par sourire intérieurement.

Cliente : ça va pas être facile !

Coach : Si, si c’est très facile. Je ne dis pas : aimer ces réunions, toutes les 10 et d’un bout à l’autre ! Je vous suggère juste d’essayer un instant de reprendre la main sur l’évènement en choisissant délibérément de lui dire « oui » mentalement et de sourire une seconde intérieurement. Et vous me raconterez si vous le souhaitez ce que cela a donné la semaine prochaine…

Cliente :  Ok avec plaisir, c’est simple à faire et on verra bien…

 

En complément, lire aussi :

Partage de bonnes idées

J’espère que ces quelques idées pourront servir à d’autres.

  • Parois, ce sont les solutions les plus simples qui sont les meilleures
  • Parfois, quand on ne peut pas changer les situations extérieures, on peut quand même commencer par changer son propre regard sur elles. Et pour notre cerveau cela fait une grande différence. Si vous entretenez une relation amicale, avec votre environnement (ce bureau froid sur un open space dans une tour sans âme, et ces réunions virtuelles à fortes tensions), tout peut changer de votre « émanation ». Vous rayonnerez autrement et votre énergie positive sera contagieuse. Les autres le sentiront et vous en seront reconnaissants. Peu à peu, vous vous viderez moins et vous vous rechargerez plus vite. La relation qu’on entretient avec les autres est toujours dans les deux sens, qu’il s’agisse de personnes, de lieux ou d’activités. Ce que vous donnez, ce que vous apportez, influera sur la réaction en retour sur vous…

 

Coaching incrémental

Pour mes amis coachs, je suis heureux de partager cet exemple de séance simple et incrémentale. Ce n’est pas une séance avec insight, pas une séance qui bouscule le cadre de référence, et qui fait vivre sur une révolution intérieure. On n’a pas toujours besoin de proposer un coaching de niveau 2. Mais :

  1. La personne n’est pas venue pour ça. Au contraire, elle se dit fatiguée et en période d’intégration. Ce ni le moment de prendre le risque de la fatiguer davantage, ni le moment de la perturber davantage avec des questions qui bousculent trop fort. On a tout le temps pour ça… 🙂
  2. C’est une bonne séance, qui fait plaisir à la cliente, et dont elle ressort contente et en forme (c’est déjà pas si mal dans sa situation !). De plus, ce qu’elle va mettre en oeuvre des actions microscopiques qu’elle a décidées va enclencher de vrais petits changements positifs pour elle, qui vont la rassurer, la soutenir et même la recharger un peu. A travers cela, elle s’engage dans un processus de reprise en mains de son environnement, elle reprend le dessus sur le stress, avant que cela n’aille trop loin. Elle optimisera ainsi sa période d’essai ou d’intégration sans qu’on ait eu besoin d’aborder frontalement ce sujet.

D’après ce que me disent mes clients, quelques séances de ce type font du bien de temps en temps. Cela permet de souffler un peu, entre des séances plus profondes (voir : « coacher en profondeur« , et « se reconnecter à la profondeur de soi-même« ) et de résoudre des petites choses facilement et rapidement, qui sont bien utiles aussi.

Je pense notamment à des séances sur des thèmes tels que :

  • mieux organiser ma semaine type
  • optimiser une présentation, améliorer un courrier important ou un mail sensible (privé ou pro)
  • définir mes priorités de l’année (voir : vivre la vie désirée)
  • trouver un meilleur équilibre de vie entre privé et perso
  • clarifier une décision entre deux options
  • etc…

 

Mieux s’organiser : pour quoi faire ?

Mieux s’organiser n’est pas difficile, mais si cela ne marche pas, ou si cela paraît insurmontable, c’est parce qu’il y a des résistances (mais parfois, on peut aussi apprendre quelques méthodes et trucs d’efficacité personnelle, que le coach peut suggérer en dehors de la séance. Voir l’importance du cadre en coaching) Les difficultés à mieux s’organiser masquent souvent bien autre chose qu’un problème d’organisation et qu’un simple besoin de méthodes (que les personnes connaissent déjà parfaitement).

Parfois, les personnes qui souhaitent mieux s’organiser, ont un problème avec l’espace et le temps. Elles sont prises dans une sorte de fuite en avant, aspirées et dispersées par une multitude de points de préoccupations (ça nous arrive à tous par périodes). A cause de cela, elles ne savent plus où donner de la tête (et pensent d’ailleurs parfois beaucoup trop à ce moment là, au lieu d’être dans leur corps ! Voir à ce sujet : « S’enraciner cultiver l’ancrage« ). En fait ces personnes s’essoufflent et ont besoin de se centrer dans l’espace, ici, et dans le temps, maintenant !

Dès lors, depuis nouvelle cette qualité de présence à elle-même, elles pourront tirer grand bénéfice à prendre des actions minimalistes, à effet immédiat, pour entrer dans une démarche de changement qui met en échec leur tendance à la procrastination, à la précipitation et à la dispersion :

 

D’abord, se mettre en mouvement !

Il n’y a que les premiers pas qui coûtent…

Notre monde est dispersant : Avez-vous remarqué qu’il y a toujours de la musique dans les restaurants (soi-disant pour qu’on n’entende pas les conversations des autres) ? Moi je crois que c’est plutôt un phénomène sociétal. On a peur du vide et on cherche toujours à remplir sa tête avec des informations, et des stimuli divers :

  • de la musique dans les restaurants, dans les grands magasins et les supermarchés. La radio dans la voiture et les oreillettes dans le métro pour écouter encore de la musique, comme s’il fallait absolument éviter le silence…
  • des mails, des SMS et des infos qui arrivent sans cesse en push sur nos smartphones, comme s’il fallait absolument éviter de rester tranquille un instant…
  • la télé souvent allumée sur plusieurs postes dans la maison, alors que personne ne la regarde vraiment. Mais cela donne l’illusion de la vie… comme si être là soi-même en vie ne suffisait pas…

Pas étonnant ensuite qu’on ait du mal à être attentif, parce que notre cerveau est saturé ! Pour être attentif et pouvoir se concentrer un minimum, il faut rester tranquille intérieurement, et si possible avoir quand même un peu de calme autour de soi.

C’est depuis ce calme, que l’on peut commencer à pratiquer des petits pas, à procéder à de petites améliorations dans son organisation, comme celles qui ont été partagées dans le début de cet article.

Plutôt que vouloir « trop embrasser » (au risque de « mal étreindre » comme dit le proverbe) à travers des plans d’actions très fouillés et complets (qui tardent à se réaliser parce qu’il faut d’abord bien les sécuriser, et ainsi être bien sûr de ne pas commencer tout de suite à les mettre en oeuvre…), on gagnera souvent à se faire confiance, et à se mettre en mouvement tout de suite par des petits pas faciles et encourageants.

En ayant d’abord pris la précaution de bien éclairer les perspectives et le sens qu’on leur donne, il s’agit en fait de faire un pari sur l’envie qu’on a de progresser. Par la suite, en valorisant les premières petites victoires, il sera bien temps de formaliser des plans complets, faisant état de la complexité des projets, en allant dans le détail jusqu’au niveau de granularité désiré.