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Dans cet article, vous allez trouver des conseils précieux pour réussir votre prise de fonction, et partir tout de suite du bon pied dans vos nouvelles fonctions.

Questions clés pour réussir sa prise de fonction

Dans un coaching de prise de poste, nous proposons de balayer ensemble la check-list des questions qui se posent à vous dans les premières semaines de votre intégration :

  • Comment prendre contact avec chaque équipier et comment prendre en main la dynamique de l’équipe ?
  • Comment préparer un plan de management sur deux mois, visant à poser des actes justes et prioritaires ?
  • Comment conduire les premiers entretiens individuels de manière efficace ?
  • Comment animer les 1ères réunions stimulantes ?
  • Comment définir une vision stratégique pour l’équipe ?
  • Comment mettre en place les bons outils de reporting ?
  • Comment repérer les personnes clés de l’entreprise ?
  • Comment s’approprier les codes culturels de cette entreprise ?
  •  …

Plan de travail pour réussir sa prise de poste

Dans un coaching de prise de poste, nous vous proposons des pratiques à mettre en oeuvre entre les séances, pour gagner des points chaque semaine auprès de votre équipe et de vote boss. Nous travaillons par téléphone et par mail, pour rester au plus près de vos priorités opérationnelles. Vous pouvez nous soumettre des projets de mails, vous pouvez débriefer à chaud certaines réunions. Bref, nous faisons ce qu’il faut pour garantir et sécuriser vos premiers pas dans votre nouvel environnement.

Des apports pourront vous être proposés en lien avec les cas réels que vous rencontrerez. Dans ce cas, des exercices et des expérimentations vous seront également suggérés entre les séances pour tester les techniques que vous aurez choisi de vous approprier.

Le plan de travail pour réussir sa prise de poste est ajusté sur mesure lors de la première séance, en tenant compte de vos objectifs, de votre expérience et du contexte dans lequel vous prenez votre poste. Il sera réajusté au fur et à mesure de votre progression et de votre actualité.

Voici maintenant des bonnes pratiques que nous avons collectées, partagées ici avec vous pour vous aider à réussir votre prise de poste.

Ne cherchez pas à appliquer des recettes qui ont fonctionné dans votre précédent poste, mais qui peuvent être inopérantes dans le nouveau contexte.

Voyons, à titre d’exemple, comment réussir vos premières semaines d’intégration :

Réussir vos premières semaines d’intégration

Réussir votre première réunion de prise de fonction

  • Présentez-vous sommairement (votre parcours, l’intérêt que vous avez dans ce nouveau poste, ce que vous avez envie d’apprendre, et ce que vous avez envie d’apporter aussi)
  • Sollicitez de la part de chacun, une présentation très synthétique (la vôtre servira implicitement de modèle)
  • Annoncez que vous allez faire connaissance avec chacun de vos N-1 directs, de façon personnelle en deux tours d’entretiens individuels dans les 15 prochains jours. Et que vous restituerez à votre nouvelle équipe équipe un retour de ces entretiens.

Vos 1ers entretiens individuels avec la nouvelle équipe

  • Cherchez à connaître chacun de vos N-1 d’une manière personnelle
  • Privilégiez 3 ou 4 questions ouvertes et laissez l’interlocuteur vous répondre comme il le souhaite, y compris en débordant du sujet
    • qu’est-ce que tu aimes le plus dans ton job ?
    • qu’est-ce que tu réussis le mieux ?
    • qu’est-ce que tu apprécies le plus dans le fonctionnement actuel de l’équipe ?
    • qu’est-ce qui est important pour toi dans le travail ?
    • quelles compétences et qualités professionnelles aimerais-tu développer encore ?
    • comment te vois-tu évoluer dans deux ans ?
    • qu’attends-tu de mon management ?
  • Il ne s’agit pas de poser toutes ces questions à la fois dans le même entretien, mais de vous laisser inspirer par quelques-unes d’entre elles.
  • Indiquez que vous répondrez également vous-même à ce genre de questions (celles qui intéresseront plus particulièrement votre interlocuteur) dans la seconde partie de l’entretien, et que vous souhaitez aussi lui parler de votre vision du management et de la réussite.

Organiser une 2ème série d’entretiens individuels (deux semaines plus tard)

  • Ce sont des entretiens centrés sur la fonction, le métier, et la technique.
    • Qui sont tes clients internes principaux ?
    • qu’attendent-ils de toi ?
    • comment peux-tu les servir au mieux ?
    • comment mesures-tu leur satisfaction ?
    • comment évalues-tu la qualité de ton travail ?
    • quelles sont parmi tes contraintes, celles que les autres devraient absolument connaître et respecter ?
    • comment pourrais-tu t’organiser pour gagner beaucoup en efficacité dans ton job ?
    • de quoi aurais-tu besoin pour offrir un bien meilleur service encore ?
    • quelles sont tes recommandations pour optimiser le fonctionnement de l’équipe ?

Réussir vos entretiens individuels

  • Vous pouvez prendre des notes même si des choses personnelles sont échangées. Mais veillez à ce que la prise de notes ne soit pas un écran entre vous. Idéalement, ne notez que des mots clés, du verbatim, des idées qui vous viennent. Soyez curieux, approfondissez les points, posez des questions ouvertes, restez en silence. Évidemment si l’interlocuteur est intimidé, n’ose pas trop vous parler, mettez-le à l’aise et adaptez le style de l’entretien.
  • Restez dans le questionnement et l’étonnement, ne commencez pas encore à donner des conseils, ou des directives les premières semaines. Restez ouvert, curieux, posez plein de questions, nourrissez votre rapport d’étonnement positif et identifiez des pistes pour le prochain projet fédérateur de l’équipe.

Prenez deux heures en fin de chaque semaine, pour synthétiser ce que vous avez appris, pour prendre du recul, pour fixer vos priorités de la semaine suivante.

Prenez aussi des contacts à l’extérieur de l’équipe avec les personnes influentes. Impliquez-les dans vos interrogations, dans vos intentions, faites leur part de votre enthousiasme, de votre état d’esprit, demandez-leur des éclairages, posez-leur des questions, repérez leurs attentes, offrez-leur des feed-backs et des reformulations pour être sûr de bien se comprendre, etc…

Commencez aussi à observer les réunions d’équipe. Demandez qu’on vous présente l’ordre du jour et le compte-rendu des précédentes réunions. Étonnez-vous éventuellement que ce ne soit pas un « relevé de décisions ». Demandez peut-être pourquoi il n’y a pas d’échéances ou de pilote identifié devant chacune des actions. Demandez quel suivi a été effectué sur les actions précédemment décidées… Il ne s’agit pas d’être critique de façon déguisée, mais plutôt d’être candide et d’évoquer des orientations possibles, sans insister !

Feed-back de vos entretiens

  •  En individuel : donnez un feed-back oral à chacun sur ce qu’il a dit (une reformulation synthétique des idées clés) pour valider votre compréhension, donner à l’autre l’occasion de compléter, de préciser ou nuancer son propos. Ainsi, vous montrerez ce que vous regardez, comment vous comprenez les choses et ce à quoi vous attachez de l’importance… Rien que cela aura un effet d’entraînement positif sur chacun.
  • En réunion (3/4h de présentation, 1h d’échanges), à peu près un mois après votre arrivée :
    • Donnez à tous une vision panoramique de qui fait quoi, qui fournit quelle prestation interne pour qui, avec quelles contraintes, etc… Un schéma clarifiera les choses, intéressera tout le monde et confirmera à leurs yeux votre perspicacité et votre sens de la synthèse.
    • Expliquez ce que vous avez compris des points forts de l’entreprise et de l’équipe, de leurs souhaits de progrès (en efficacité collective, en qualité de service, en développement de compétences, etc…).
    • Demandez à votre nouvelle équipe, dans quelle mesure cela rejoint leurs perceptions, et ce qu’ils peuvent rectifier ou rajouter…
    • Indiquez ensuite que vous allez continuer d’apprendre en étant très présent sur le terrain, notamment auprès des clients (externes ou internes), que vous allez prendre maintenant connaissance du contenu des dossiers en cours, et que votre premier objectif va être de repérer ce qui est prioritaire et stratégique.
    • Dites clairement que vous allez chercher à voir encore mieux tous les points forts, plus dans le détail à partir de maintenant. Et puis aussi que vous allez continuer à poser plein de questions sur la raison des façons de faire, le but poursuivi par ce qui est devenu pour eux des habitudes, et que certaines d’entre elles vont certainement devoir changer.
    • Indiquez enfin que dans un mois et demi (juste avant vos trois mois d’intégration), vous proposerez à tous un “rapport d’étonnement positif”, qui posera plein de questions auxquelles vous chercherez ensuite à répondre avec l’équipe.
  • Informez votre patron de ce que vous êtes en train de faire, et dans quel objectif. Faites-lui part de vos premières impressions. Sollicitez ses Feed-backs. Et quoi qu’il en soit, restez sur votre plan.

Deux mois et demi après votre arrivée, après l’exposé en réunion de votre rapport d’étonnement positif,  annoncez votre souhait de bâtir avec  la nouvelle équipe un projet fédérateur. Il inclura des projets transverses et des projets spécifiques pour chacun. Cela entraînera des changements, et vous aurez besoin de préparer cela avec chacun, en individuel, en petits groupes, en réunions intermédiaires avant cette échéance, etc… Il ne s’agit pas de « votre » projet, mais de celui de l’équipe (même si c’est vous qui le pilotez).

Et après cette annonce ?

Dès que possible :

  • Initiez la délégation des rôles en réunion.
  • Mettez en place un dispositif d’entretiens individuels méta avec chacun de vos N-1
  • Faîtes travailler vos équipiers ensemble dans des groupes de travail transverses (mélangeant des fonctionnels et des opérationnels) pour préparer le projet fédérateur
  • Invitez des personnes extérieures à quelques réunions, pour qu’ils présentent quelque chose, et demandez leurs du feed-back sur l’équipe, sur la réunion à laquelle ils ont participé.
  • Réalisez une cartographie du système équipe
  • Mettez en place un reporting positif
  • Demandez de temps en temps à chacun comment il perçoit les changements en cours, comment il est impacté, quel inconfort il ressent depuis que certaines habitudes commencent à être bousculées, etc…
  • Planifiez votre première réunion de régulation du fonctionnement avec cette nouvelle équipe

Commencez avec précaution à proposer des Feed-forward à ceux qui vous paraissent les plus disposés à la remise en question… Mais ne tardez pas à prendre contact pour un coaching de prise de poste. Le mieux serait de l’anticiper en le démarrant quelques semaines avant de prendre vos fonctions et de le dérouler pendant vos prières semaines d’intégration.

Envie d’en savoir plus ? Parler à un coach !

Paul Devaux, coach

 

 

 

 

 

Un vrai coaching ! Pas une simple formation…

Il faut bien comprendre qu’il ne peut y avoir de programme de coaching, puisqu’un coaching n’est pas une formation. Nous n’allons pas vous délivrer des apports ni vous donner des conseils, selon un programme pré-tracé. Nous allons accompagner votre réflexion, en vous posant des questions, en vous proposant des reformulations qui vont vous aider à avancer par vous-même et pour vous-même vers les objectifs que vous vous serez préalablement fixés vous-même.

(voir aussi à ce sujet : notre article : « Réussir sa carrière« )

Dans une formation, tout est prévu à l’avance, et on ne part pas des spécificités de votre situation, de vos besoins, de votre personnalité. On a préparé un parcours, en supposant que vous vous y adapteriez parce qu’il correspond à la plupart des besoins génériques rencontrés par nos clients dans un cas qui ressemble au vôtre.

Dans un coaching de prise de poste, c’est l’inverse : on part de vous, de votre vision de l’équipe et de votre style de management. C’est vous qui travaillez sur vous-même et qui réfléchissez vous-même, à voix haute, à ce que vous pourriez mettre en oeuvre pour réussir à prendre en main une équipe et réussir votre prise de fonction.

Toutefois, autant pour vous donner un aperçu de ce que vous pourriez travailler en coaching de prise de poste, que pour rassurer nos amis responsables de formation, nous avons repris un programme de formation à la prise de poste, que nous conduisons en mode coaching. Il y a donc un « programme » avec quelques apports, mais il s’agit de thèmes indicatifs et en pratique, les séances abordent probablement tous ces sujets dans un ordre différent, en fonction de vos priorités. Et surtout chacun est abordé sur mesure depuis votre réalité présente.

Envie d’en savoir plus ? Prenez rdv pour un entretien stratégique avec un coach.