Un Coaching de prise de poste pour réussir son intégration et partir du bon pied !

prise de poste

Réussir une prise de poste : avantages pour le salarié

  • Se voir proposer une prise de poste est une réelle opportunité de progrès à la fois professionnel et également personnel.
  • C’est une période difficile dans laquelle l’enthousiasme côtoie l’embarras de ne pas toujours savoir comment s’y prendre.

Réussir une prise de poste : avantages pour l’entreprise

  • C’est également une nécessité pour l’entreprise qui dépense des sommes très importantes pour sélectionner et former la bonne personne pour la bonne équipe.
  • Les coûts induits par un échec de cette prise de poste peuvent être nombreux (conflits, départs dans l’équipe, impacts sur les clients, …).

Principes du Coaching de prise de poste

Dans votre coaching de prise de poste, nous proposons de balayer, en mode coaching, la check-list des questions qui se posent à vous dans les premières semaines de votre intégration :

  • Comment prendre contact avec chaque équipier et comment prendre en main la dynamique de l’équipe ?
  • Comment préparer un plan de management sur deux mois, visant à poser des actes justes et prioritaires ?
  • Comment conduire les premiers entretiens individuels de manière efficace ?
  • Comment animer les 1ères réunions stimulantes ?
  • Comment mettre en place les bons outils de reporting ?
  • Comment définir une vision stratégique pour l’équipe ? …

Nous proposons un format de Coaching de prise de poste en 6 séances de 2h chacune. en coaching de prise d poste, nous vous proposons des exercices à pratiquer et des pratiques à mettre en oeuvre entre les séances de coaching de prise de poste. Nous travaillons aussi par téléphone et par mail, pour rester au plus près de vos priorités opérationnelles. Vous pouvez nous soumettre des projets de mails, vous pouvez débriefer à chaud certaines réunions. Bref, nous faisons ce qu’il faut pour garantir et sécuriser vos premiers pas dans votre nouvel environnement.

 

Un coaching de prise de poste n’est pas une formation individuelle

Le plan de travail est ajusté sur mesure avec vous lors de la première séance, en tenant compte de vos objectifs, de votre expérience et du contexte dans lequel vous prenez votre poste. Il sera réajusté au fur et à mesure de votre progression et de votre actualité.

Des apports pourront vous être proposés en lien avec les cas réels que vous rencontrerez. Dans ce cas, des exercices et des expérimentations vous seront également suggérés entre les séances pour tester les techniques que vous aurez choisi de vous approprier.

Cependant, certains responsables de formation qui ne connaissent pas bien le coaching et le confondent avec de la formation, nous demandent parfois un “programme de coaching” (sans doute pour en faire prendre en charge les coûts par un organisme extérieur en charge de financer en partie leur plan de formation).

Il faut bien comprendre qu’il ne peut y avoir de programme de coaching, puisqu’un coaching n’est pas une formation. Nous n’allons pas vous délivrer des apports ni vous donner des conseils, selon un programme pré-tracé. Nous allons accompagner votre réflexion, en vous posant des questions, en vous proposant des reformulations qui vont vous aider à avancer par vous-même et pour vous-même vers les objectifs que vous vous serez préalablement fixés vous-même (voir à ce sujet : “fixer un objectif de coaching”).

Dans une formation, tout est prévu à l’avance, et on ne part pas des spécificités de votre situation, de vos besoins, de votre personnalité. On a préparé un parcours, en supposant que vous vous y adapteriez parce qu’il correspond à la plupart des besoins génériques rencontrés par nos clients dans un cas qui ressemble au vôtre.

Dans un coaching de prise de poste, c’est l’inverse, on part de vous, de votre vision de l’équipe et de votre style de management. C’est vous qui travaillez sur vous-même et qui réfléchissez vous-même, à voix haute, à ce que vous pourriez mettre en oeuvre pour réussir à prendre en main une équipe et réussir sa prise de fonction.

Toutefois, autant pour vous donner un aperçu de ce que vous pourriez travailler en coaching de prise de poste, que pour rassurer nos amis responsables de formation, nous avons repris un programme de formation à la prise de poste, que nous conduisons en mode coaching. Il y a donc un “programme” avec quelques apports, mais il s’agit de thèmes indicatifs et en pratique, les séances abordent probablement tous ces sujets dans un ordre différent, en fonction de vos priorités. Et surtout chacun est abordé sur mesure depuis votre réalité présente.

 

Exemple de travail possible en coaching de prise de poste

  • Prendre en main ses nouvelles fonctions
    o Les pièges à éviter et les précautions à prendre dès les premières semaines pour optimiser sa période d’intégration
    o Le rapport d’étonnement positif : quels objectifs poursuit-il, comment le rédiger, à qui et comment le communiquer ? Préparer son rapport d’étonnement positif.
  • Préparer sa présentation personnelle (expliquer ses intentions et son projet) et construire son plan de prise de contacts des premières semaines
  • Se fixer des objectifs qualitatifs pour chaque semaine d’intégration
  • Identifier ses priorités et bâtir un plan de montée en puissance
  • Le projet fédérateur, pour cadrer et embarquer les autres
  • La semaine type, pour structurer son agenda, hiérarchiser ses priorités, et rendre sa gestion du temps lisible de l’extérieur • Applications :

o Planifier sa semaine type
o Bâtir son plan de travail à trois mois, en spécifiant les délivrables à produire.
o Distinguer les enjeux stratégiques de fond pour lesquels effectuer un travail de fond, et les victoires rapides à remporter dès les prochains mois

  • Cultiver son réseau
  • Cartographie du systèmeo Qui sont les appuis ? Quelles sont les personnes clés influentes ?
    o Quelles alliances et quels types de coopération privilégier ? Comment créer de la valeur pour chacun ?
  • Etc..

Ces thèmes sont indicatifs. Ils reprennent certaines de vos préoccupations.

L’ensemble de ce processus se déroule en général sur une douzaine semaines : environ 3 mois, selon votre appétit, votre capacité à “digérer” et mettre en oeuvre vos décisions, et bien sûr… vos propres contraintes d’agenda

  • A chaque séance, vous vous fixerez un objectif à atteindre pendant la séance.
  • En fin de séance, nous vous proposerons des expériences à vivre, des exercices à faire, pour prolonger et amplifier les effets de la séance.
  • La fois suivante, nous débrieferons rapidement votre expérience des nouveaux comportements que vous aurez essayés. Eventuellement nous procèderons à quelques ajustements si c’est nécessaire, et nous aborderons un nouvel objectif dans l’axe du thème que vous avez choisi d’explorer pour atteindre un objectif spécifique de coaching.

 

Pour un coaching de prise de poste, contactez-nous : Paul Devaux 0610561496

 

 

 

Un petit conseil pour la route ?

En ce qui concerne votre ancien job, laissez le passé derrière vous, tournez définiti­ve­ment la page, et considérez que l’instant présent requiert toute votre attention (voir à ce sujet : “être attentif, présent et disponible“).

En arrivant dans votre nouveau poste, ne parlez pas trop de votre précédent job

Les gens nostalgiques du passé sont rapidement aussi ennuyeux que ceux qui donnent des conseils à tours de bras, en faisant toujours référence à leurs expériences passées.

Alors, surtout ne parlez pas trop de vos précédentes expériences. Ne perdez pas de temps à faire des comparaisons. Considérez que tout est neuf et offrez vous-même un regard neuf, un regard positif, sans préjugés, sans jugement de valeur, sans projection.

Evidemment ne dénigrez pas votre prédécesseur !

En le critiquant ouvertement, vous vous abaisseriez dans le regard de vos équipiers (et vous risqueriez de sous-estimer la force de son réseau d’influence) : si une partie d’entre eux penserait peut-être comme vous, une autre partie d’entre eux pourrait se sentir visée par ces critiques. N’oubliez pas que le passé, ils en faisaient partie à l’époque, et quand vous critiquez leur ancien patron, vous les attaquez peut-être personnellement sans vous en rendre compte…

Au contraire, si vous pouvez, prenez le temps de voir votre prédécesseur et toute personne utile pour comprendre la subtilité du poste, et ses éventuels pièges.

Inventez votre présent, sans référence au passé

Ne cherchez pas à appliquer des recettes qui ont fonctionné dans votre précédent poste, mais qui peuvent être inopérantes dans le nouveau contexte. Soyez-vous même et donnez-vous à la joie de travailler, “sans ménager vos efforts” comme on dit. Mais cette expression n’est pas complètement juste. Je préfère dire : en étant profondément généreux et “sans compter votre énergie”. en fait, il n’y a pas tant d’effort que ça à faire pour s’engager corps et âme dans votre nouveau travail. En revanche, il y a de l’intensité et de l’énergie à produire. Exactement comme un bébé apprend à explorer la vie, il ne fait pas d’effort, il découvre, il aime, il s’investit, il tombe, il se relève et recommence, sans se lasser. Et vous avez vu comme sa voix est puissante quand il pleure ? Une si petite chose est étonnamment capable de développer une grande puissance, sans effort apparent. Inspirez-vous de cette image, pour être pleinement présent à l’instant présent, sans référence au passé et sans besoin de faire autant d’efforts…

Pas besoin de faire tant d’efforts pour réussir

Faisons ensemble une distinction entre effort ou énergie, mais : du bout des doigts, sans effort de démonstration, comme un plume se dépose avec légèreté, après un envol gracieux… 🙂

Effort ou énergie, les notions sont proches mais bien différentes :

  • La notion d’effort qui suppose une souffrance expiatoire, si prisée en Occident, s’oppose à celle de la Grâce.
  • Dans la Grâce, il n’y a ni effort ni mérite, puisque c’est offert (étonnant anagramme du mot effort d’ailleurs !). En revanche, la réussite suppose toujours le déploiement d’une intense énergie !

Le truc, c’est que lorsqu’on fait des efforts, on est quelque part dans sa tête (même quand le corps souffre à cause du travail intense qu’on lui inflige), au lieu d’être tranquille et attentif à son corps. Ou bien on est pris par nos émotions, et on se laisse déborder. Alors on essaie de faire des efforts pour reprendre pied. Mais, il ne s’agit pas de comprendre la peur, ou de résoudre les tristesses et les colères qui peuvent survenir dans le champ de votre conscience, il s’agit de les vivre et de les explorer, sans refus, sans déni, avec toute notre attention… Sans vouloir les dissoudre, sans autre intention que de découvrir et les traverser (voir notre article : traverser une période difficile).

C’est alors que les émotions apparaissent pour ce qu’elles sont : des nuages passagers dans le ciel bleu… Il suffit de voir et de constater que des émotions et des pensées sont là, sans partir avec leur contenu. Cela ne veut pas dire que dans l’action il n’y ait pas une intense dépense d’énergie, ou que le corps ne doive pas travailler et fournir des efforts. Mais cela se fait dans l’énergie, avec une relative aisance, sans souffrance et sans histoire…(voir notre article : « Au coeur de l’émotion« ).

Dans un coaching de prise de poste, nous travaillons ensemble à la manière de vous positionner, et d’envisager vos actions de management, pour éviter que vous ne fassiez trop d’efforts, que vous ne stressiez inutilement.

La douleur et la difficulté font partie de la vie, au même titre que la naissance, la croissance, la réussite, mais aussi la vieillesse, la maladie, la perte  et la mort. En revanche la souffrance psychologique liée au refus de cette réalité (la diversité et le changement) et la tentative inconsciente de s’y soustraire, en voulant vainement fixer les expériences de plaisir pour ne vivre qu’elles, sont des options dont on pourrait faire l’économie.

On a besoin vivre les situations depuis une grande attention accordée au corps et aux sensations corporelles, pour ne pas être dans sa tête, mais bien garder les pieds sur terre et les yeux grands ouverts sur la réalité et les relations authentiques aux autres… Pour le meilleur et pour le pire (le plaisir et la douleur). Les deux sont nécessaires pour expérimenter la joie de vivre : votre corps est un tremplin pour expérimenter la joie de travailler, la joie de vivre, la joie d’être !

Un coaching de prise de poste va vous aider à trouver votre équilibre, votre rythme, votre style. Vous pourrez partager vos impressions, exprimer vos émotions (quelle qu’elles soient), analyser les éléments factuels de la situation, mettre à plat vos idées, repérer les éléments clés de votre environnement, commencer à voir comment  “manager” votre patron (voir cet article : confronter son patron) et non seulement votre équipe…

Comment réussir vos premières semaines d’intégration

Réussir votre première réunion

  • Présentez-vous sommairement (votre parcours, l’intérêt que vous avez dans ce nouveau poste, ce que vous avez envie d’apprendre, et ce que vous avez envie d’apporter aussi)
  • Sollicitez de la part de chacun, une présentation très synthétique (la vôtre servira implicitement de modèle)
  • Annoncez que vous allez faire connaissance avec chacun de vos N-1 directs, de façon personnelle en deux tours d’entretiens individuels dans les 15 prochains jours. Et que vous restituerez à votre nouvelle équipe équipe un retour de ces entretiens.

Vos 1ers entretiens individuels avec la nouvelle équipe

  • Cherchez à connaître chacun de vos N-1 d’une manière personnelle
  • Privilégiez 3 ou 4 questions ouvertes et laissez l’interlocuteur vous répondre comme il le souhaite, y compris en débordant du sujet
    • qu’est-ce que tu aimes le plus dans ton job ?
    • qu’est-ce que tu réussis le mieux ?
    • qu’est-ce que tu apprécies le plus dans le fonctionnement actuel de l’équipe ?
    • qu’est-ce qui est important pour toi dans le travail ?
    • quelles compétences et qualités professionnelles aimerais-tu développer encore ?
    • comment te vois-tu évoluer dans deux ans ?
    • qu’attends-tu de mon management ?
  • Il ne s’agit pas de poser toutes ces questions à la fois dans le même entretien, mais de vous laisser inspirer par quelques-unes d’entre elles.
  • Indiquez que vous répondrez également vous-même à ce genre de questions (celles qui intéresseront plus particulièrement votre interlocuteur) dans la seconde partie de l’entretien, et que vous souhaitez aussi lui parler de votre vision du management et de la réussite.

 

2- Votre 2ème série d’entretiens individuels (deux semaines plus tard)

  • Ce sont des entretiens centrés sur la fonction, le métier, et la technique.
    • Qui sont tes clients internes principaux ?
    • qu’attendent-ils de toi ?
    • comment peux-tu les servir au mieux ?
    • comment mesures-tu leur satisfaction ?
    • comment évalues-tu la qualité de ton travail ?
    • quelles sont parmi tes contraintes, celles que les autres devraient absolument connaître et respecter ?
    • comment pourrais-tu t’organiser pour gagner beaucoup en efficacité dans ton job ?
    • de quoi aurais-tu besoin pour offrir un bien meilleur service encore ?
    • quelles sont tes recommandations pour optimiser le fonctionnement de l’équipe ?

 

Pour réussir les entretiens individuels :

  • Vous pouvez prendre des notes même si des choses personnelles sont échangées. Mais veillez à ce que la prise de notes ne soit pas un écran entre vous. Idéalement, ne notez que des mots clés, du verbatim, des idées qui vous viennent. Soyez curieux, approfondissez les points, posez des questions ouvertes, restez en silence. Évidemment si l’interlocuteur est intimidé, n’ose pas trop vous parler, mettez-le à l’aise et adaptez le style de l’entretien.
  • Restez dans le questionnement et l’étonnement, ne commencez pas encore à donner des conseils, ou des directives les premières semaines. Restez ouvert, curieux, posez plein de questions, nourrissez votre rapport d’étonnement positif et identifiez des pistes pour le prochain projet fédérateur de l’équipe.

Prenez deux heures en fin de chaque semaine, pour synthétiser ce que vous avez appris, pour prendre du recul, pour fixer vos priorités de la semaine suivante.

Prenez aussi des contacts à l’extérieur de l’équipe avec les personnes influentes. Impliquez-les dans vos interrogations, dans vos intentions, faites leur part de votre enthousiasme, de votre état d’esprit, demandez-leur des éclairages, posez-leur des questions, repérez leurs attentes, offrez-leur des feed-backs et des reformulations pour être sûr de bien se comprendre, etc…

Commencez aussi à observer les réunions d’équipe. Demandez qu’on vous présente l’ordre du jour et le compte-rendu des précédentes réunions. Étonnez-vous éventuellement que ce ne soit pas un « relevé de décisions ». Demandez peut-être pourquoi il n’y a pas d’échéances ou de pilote identifié devant chacune des actions. Demandez quel suivi a été effectué sur les actions précédemment décidées… Il ne s’agit pas d’être critique de façon déguisée, mais plutôt d’être candide et d’évoquer des orientations possibles, sans insister !

3- Restitution des entretiens

  •  En individuel : donnez un feed-back oral à chacun sur ce qu’il a dit (une reformulation synthétique des idées clés) pour valider votre compréhension, donner à l’autre l’occasion de compléter, de préciser ou nuancer son propos. Ainsi, vous montrerez ce que vous regardez, comment vous comprenez les choses et ce à quoi vous attachez de l’importance… Rien que cela aura un effet d’entraînement positif sur chacun.
  • En réunion (3/4h de présentation, 1h d’échanges), à peu près un mois après votre arrivée :
    • Donnez à tous une vision panoramique de qui fait quoi, qui fournit quelle prestation interne pour qui, avec quelles contraintes, etc… Un schéma clarifiera les choses, intéressera tout le monde et confirmera à leurs yeux votre perspicacité et votre sens de la synthèse.
    • Expliquez ce que vous avez compris des points forts de l’entreprise et de l’équipe, de leurs souhaits de progrès (en efficacité collective, en qualité de service, en développement de compétences, etc…).
    • Demandez à votre nouvelle équipe, dans quelle mesure cela rejoint leurs perceptions, et ce qu’ils peuvent rectifier ou rajouter…
    • Indiquez ensuite que vous allez continuer d’apprendre en étant très présent sur le terrain, notamment auprès des clients (externes ou internes), que vous allez prendre maintenant connaissance du contenu des dossiers en cours, et que votre premier objectif va être de repérer ce qui est prioritaire et stratégique.
    • Dites clairement que vous allez chercher à voir encore mieux tous les points forts, plus dans le détail à partir de maintenant. Et puis aussi que vous allez continuer à poser plein de questions sur la raison des façons de faire, le but poursuivi par ce qui est devenu pour eux des habitudes, et que certaines d’entre elles vont certainement devoir changer.
    • Indiquez enfin que dans un mois et demi (juste avant vos trois mois d’intégration), vous proposerez à tous un “rapport d’étonnement positif”, qui posera plein de questions auxquelles vous chercherez ensuite à répondre avec l’équipe.
  • Informez votre patron de ce que vous êtes en train de faire, et dans quel objectif. Faites-lui part de vos premières impressions. Sollicitez ses Feed-backs. Et quoi qu’il en soit, restez sur votre plan.

Deux mois et demi après votre arrivée, après l’exposé en réunion de votre rapport d’étonnement positif,  annoncez votre souhait de bâtir avec  la nouvelle équipe un projet fédérateur. Il inclura des projets transverses et des projets spécifiques pour chacun. Cela entraînera des changements, et vous aurez besoin de préparer cela avec chacun, en individuel, en petits groupes, en réunions intermédiaires avant cette échéance, etc… Il ne s’agit pas de « votre » projet, mais de celui de l’équipe (même si c’est vous qui le pilotez).

 

Dès que possible, après cette annonce :

  • Initiez la délégation des rôles en réunion.
  • Mettez en place un dispositif d’entretiens individuels méta avec chacun de vos N-1
  • Faîtes travailler vos équipiers ensemble dans des groupes de travail transverses (mélangeant des fonctionnels et des opérationnels) pour préparer le projet fédérateur
  • Invitez des personnes extérieures à quelques réunions, pour qu’ils présentent quelque chose, et demandez leurs du feed-back sur l’équipe, sur la réunion à laquelle ils ont participé.
  • Réalisez une cartographie du système équipe
  • Mettez en place un reporting positif
  • Demandez de temps en temps à chacun comment il perçoit les changements en cours, comment il est impacté, quel inconfort il ressent depuis que certaines habitudes commencent à être bousculées, etc…
  • Planifiez votre première réunion de régulation du fonctionnement avec cette nouvelle équipe

Commencez avec précaution à proposer des Feed-forward à ceux qui vous paraissent les plus disposés à la remise en question… Mais ne tardez pas à prendre contact pour un coaching de prise de poste. Le mieux serait de l’anticiper en le démarrant quelques semaines avant de prendre vos fonctions et de le dérouler pendant vos prières semaines d’intégration.

 

Paul Devaux 06 10 56 14 96

Paul Devaux, coach

 

 

 

 

 

 

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