Kaizen : « Un voyage de mille lieues commence toujours par un premier pas… »

Cette belle phrase de Lao Tseu nous rappelle avec malice et pertinence l’importance que tout Coach-manager se doit d’accorder aux premières étapes de toute démarche de progrès ou de changement demandée à son équipe ou à lui-même.

Les 5 P, technique Kaizen du : Plus Petit Progrès Partagé Possible, appelée aussi méthode des petits pas.

Management kaizen : Le premier pas est précurseur des suivants

Kaizen : un premier pas
Commencer par un premier pas en avant est un bon début !

Plus il sera rapidement et brillamment réussi, plus il apportera à votre équipe l’énergie dont elle aura besoin pour les suivants.

Un Coach-manager doit tout d’abord définir un cap connu et compris de tous et permettre ainsi à chacun de visualiser le résultat final.
Identifier immédiatement après les étapes intermédiaires, à la fois réalistes et désirables, permettant de remporter des victoires rapides et encourageantes.

 

La démarche Kaizen, philosophie japonaise qui n’a pourtant rien d’exclusivement orientale (ayant fait ses preuves dans l’industrie de l’armement américaine pendant la seconde guerre mondiale avant de trouver ses lettres de noblesse au Japon, pendant la reconstruction après-guerre du pays), s’est faite l’apôtre de cette démarche de petites rivières formant de grands fleuves.
Elle a donné naissance à de très nombreux outils, largement diffusés dans le domaine de l’amélioration des flux, de la qualité, de la productivité, des délais

 

Livre sur le Kaizen

 

Le PPPPP de la méthode Kaizen, aussi modeste soit-il, s’inscrit parfaitement dans cette lignée de grandes méthodologies. Au lendemain du dernier tsunami au Japon, il était étonnant de voir, dès le lendemain de la catastrophe, des habitants se donner la main pour déblayer une route, remonter un morceau de mur, remplir une cuve d’eau propre. Autant de gestes, pouvant paraître dérisoires, qui redonnent confiance à tout un peuple et font qu’il garde la confiance d’arriver à reconstruire de qui vient d’être détruit.

Le kaizen en entreprise, kaizen industriel

L’étymologie japonaise du mot Kaizen reflète sa finalité :

– Kai signifie changement

– Zen signifie bon, mieux

L’approche Kaizen est une technique japonaise d’amélioration continue de la qualité ou de perfectionnement du processus de fabrication, reposant sur la somme d’aménagements ou d’améliorations de détail que chacun peut proposer de mettre en œuvre au poste qu’il occupe. Conformément à Masaaki Imai, fondateur du Kaizen, cette philosophie s’appuie sur des solutions simples et “bon marché”, basées sur le bon sens du personnel, et sur la persistance de toutes les personnes impliquées à avoir à l’esprit l’idée de combattre toutes les pertes (étapes sans valeur ajoutée).

Le kaizen est un processus d’amélioration continue fondé sur des actions concrètes, simples et peu onéreuses. Mais le kaizen est tout d’abord un état d’esprit qui nécessite l’implication de tous les acteurs.

Le terme est actuellement très connu dans le monde de l’industrie. – wikipedia

Les 5 P : Pourquoi PPPPP ?

Regardons maintenant de façon synthétique pourquoi chacun des P a son importance dans le PPPPP.

Plus Petit….

La philosophie Kaizen nous met en garde de « ne pas réveiller l’amygdale qui sommeille » (cette glande du cerveau qui détecte le danger). Autrement dit, tout changement pouvant être interprété par notre cerveau comme un danger potentiel, sera utilement décomposé en petits changements, beaucoup plus acceptables et ne déclenchant pas les mécanismes de défense et de résistance induits sinon par cette partie de notre cerveau.

Par ailleurs, décomposer un objectif en petits pas, permet de maximiser les chances de réussite à chaque étape. Et donc de créer fierté, plaisir et confiance, qui permettent de nouvelles réussites sur les pas suivants. C’est le principe bien connu des boucles de réussite.

…. Progrès ….

Le possible étant « juste un tout petit pas après l’impossible », il faut bien accepter de rentrer dans la « zone de risques » pour faire des progrès. Sans cela, rien ne changera et la pression de conformité du groupe empêchera toute tentative d’évolution du système.

En effet, chaque équipe, à l’image de ses équipiers, possède sa « zone de confort », ensemble de modes de fonctionnement, de rites qui lui sont familiers et avec lesquels elle se sent bien.
C’est bien de cette zone dont il faut savoir sortir pour progresser. Et par définition : ce n’est pas confortable !

Par exemple : nous avons observé que certaines équipes utilisent la dérision et le « bâchage » permanent comme mode de communication privilégié. Malgré des abords très détendus et sympathiques, il est difficile avec ces groupes d’aborder certains sujets plus en profondeur.
En formation par exemple, toute tentative de l’un des équipiers de se livrer davantage au groupe sera systématiquement reprise par les autres de façon ironique, mettant ainsi un terme rapide et souvent définitif à cette prise de risque. De même qu’il faut savoir tomber pour passer de la piste rouge à la piste noire, le progrès est à ce prix. Rien n’interdit bien sûr d’apprendre à tomber dans la bonne humeur, en s’encourageant mutuellement après chaque bosse passée sans chute.

 

…. Possible…..

Pour rester dans l’image précédente, il faut également se rappeler l’existence d’une troisième zone, juste après la zone de risque : la « zone de panique ». Rentrer dans cette zone déclenche les signaux rouges de la mise en danger et nous donnent la garantie quasi certaine d’un échec de la tentative d’évolution du système. Celui-ci va au contraire se replier encore plus sûrement sur sa zone de confort. Et se dire « nous avions bien raison de redouter le pire, puisqu’il est arrivé ».
Le manager n’ayant pas mesuré que l’effort qu’il demande à son équipe emmène cette dernière dans cette zone de stress trop important, renforcera ainsi durablement les résistances au changement de son équipe, au lieu de la faire progresser.

 

….. Partagé

« Last but not least », n’oublions pas l’importance de partager le sens.

Principal carburant de la mobilisation individuelle et collective, il conviendra d’inscrire chacun de ces progrès demandés à l’équipe dans une démarche plus globale. Nous l’avons dit en introduction, c’est cette cible qui tracte le désir vers l’avant et donne l’énergie nécessaire aux premiers pas qu’il faudra faire en sa direction. D’où l’importance de bien définir et partager une vision claire, séduisante et porteuse de sens pour votre équipe et de la décliner en projet fédérateur .

 

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Progresser : c’est le premier pas qui coûte !

Plutôt que trop vouloir « trop embrasser » (au risque de « mal étreindre ») dans des plans d’actions très fouillés (qui tardent à se réaliser parce qu’il faut d’abord bien les sécuriser…), on gagnera souvent à se faire collectivement confiance, et à se mettre en mouvement tout de suite par des petits pas faciles et encourageants. En ayant d’abord pris la précaution de bien éclairer les perspectives et le sens qu’on leur donne, il s’agit en fait d’un pari sur la qualité et le sens de responsabilité collective de l’équipe. Par la suite, en valorisant les premières petites victoires, il sera bien temps de formaliser des plans complets, faisant état de la complexité des projets en allant dans le détail jusqu’au niveau de granularité désiré.

C’est pour cela que nous vous conseillons de terminer systématiquement toute réunion avec votre équipe, par une séquence PPPPP consistant à définir les progrès que chacun s’engage à faire, de manière simple et significative, dans la direction des décisions prises. Et ce, dès demain …

La méthode ppppp, Kaisen : méthode des petits pas

Les outils du Kaizen

  • 5S : Cette méthode d’origine japonaise permet de prendre conscience de façon simple des axes d’amélioration continue d’une unité de production.
    Seiri (éliminer), Seiton (Ranger), Seiso (nettoyer), Seiketsu (Maintenir l’ordre) et Shitsuke (être rigoureux).
  • Juste-à-temps
  • Kanban
  • Lean management
  • TPM
  • PDCA : la roue de deming -Très visuelle et facilement mise en place, cette méthode développée par William Edwards Deming identifie les 4 axes de l’amélioration de la qualité : Prévoir, faire, vérifier et réagir.
    • Plan : Planifier (Qui fait Quoi pour Quand ? et Pourquoi ?),
    • Do : Faire (L’action est réalisée),
    • Check : Vérifier (L’action réalisée résout-elle entièrement le problème initial, et sans créer d’effets secondaires problématiques ?),
    • Act : Réagir ou Standardiser.
  • Poka-yoke
  • QQOQCCP

Philosophie Kaizen

Le Kaizen est né à la fin de la seconde guerre mondiale au Japon. Il a été rapidement adopté dans l’industrie automobile où Toyota en a fait la pierre angulaire de son développement. Le mot Kaizen est la contraction de deux termes japonais, Kai (Changement) et Zen (Meilleur).
Par extension, on entend par Kaizen «amélioration continue ».

Le Kaizen est une philosophie qui implique tous les acteurs de l’entreprise. Du directeur à l’ouvrier. En effet, pour que le Kaizen existe dans une usine par exemple, il faut que chaque intervenant se l’approprie.

Ce n’est pas une technique que l’on applique, c’est un état d’esprit dont on s’imprègne . Pour cela, le Kaizen va s’appuyer sur le savoir être de chaque membre de l’entreprise : Sa propension au changement et sa capacité à le mener à bien.
C’est pourquoi, la philosophie Kaizen pourrait se définir ainsi : « Se réinventer constamment pour toujours s’améliorer ». Car le Kaizen ne se contente jamais d’une situation existante. C’est une démarche graduelle et douce qui s’oppose au concept plus occidental de réforme brutale du type “on jette tout et on recommence avec du neuf’.

Le Kaizen s’applique à toutes les sphères de l’entreprise. La démarche la plus commune est de changer les opérations des exécutants pour rendre leur travail plus productif, moins fatiguant, plus efficace et plus sécuritaire. Pour assurer la collaboration des exécutants, ces derniers sont invités à coopérer activement (boite à idées par exemple), à repenser leur travail avec l’aide de collègues ou le support d’un groupe Kaizen.

Une autre démarche est d’améliorer les équipements, notamment en installant des systèmes de détrompeurs et /ou en changeant la disposition des machines.
La troisième voie est la révision des procédures.

Cette approche d’amélioration est fondée sur deux grands piliers, l’organisation et les Ressources humaines. Toutes les améliorations visent un but commun : générer des profits nécessaires à la survie de l’entreprise.

Toutes ces démarches d’amélioration continue doivent être effectuées par des leaders efficaces qui motivent les employés dans l’atteinte des objectifs fixés. Les employés quant à eux, doivent se sentir valorisés tout au long du processus.

Le Kaizen est une philosophie qui met le savoir être au coeur de l’amélioration continue. Intégrée par petite touche à la culture de l’entreprise, elle a un impact conséquent sur la qualité de la production.

Mais le Kaizen ne s’apprend pas, il s’approprie. C’est une remise en question quotidienne qui ne se satisfait jamais d’une situation existante.

Principes d’efficacité Kaizen

  • casser les paradigmes : Les habitudes, les idées préconçues, qui nous sont dictées par notre expérience, notre culture, notre entourage. La méthode Kaizen invite à penser différemment, il faut analyser les situations positivement, sans préjugés et ne pas penser de prime abord que “c’est impossible”
  • travailler le processus autant que les résultats : Ne regarder que les résultats en faisant abstraction du processus est une erreur fréquente. On veut des résultats, quelle que soit la manière employée pour y parvenir. Pourtant l’homogénéisation des processus assure un bien meilleur niveau de qualité et il est donc très rentable d’optimiser et harmoniser les processus de fabrication.
  • évoluer dans un cadre global : Dans l’optique Kaizen, l’efficacité individuelle doit être tournée vers la productivité globale. Tous les individus doivent conjuguer leurs efforts pour obtenir un résultat au niveau de l’équipe et “ramer dans le même sens”.
  • ne pas juger, ne pas blâmer

Utiliser la méthode kaizen dans le quotidien

Voici 4 exemples de pratiques d’hygiène personnelle, inspirés de la méthode Kaizen :

  • Méditer une seule minute par jour. L’effort est tellement minime que peu importe les conditions de votre emploi du temps vous pourrez le faire sans avoir l’impression de forcer quoi que ce soit…
  • Plutôt que de planifier une longue séance de remise en forme, vous sortez simplement marcher quelques minutes. C’est un petit pas, mais il est plus réel qu’une séance intensive que vous ne ferez pleut-être jamais !
  • Pour mettre de l’ordre chez vous, rangez simplement un tiroir par jour plutôt que de vouloir tout faire pendant une journée, et laisser ensuite le désordre se réinstaller jusqu’au prochain grand ménage. Avec le processus de petits changements constants, c’est à la fois facile et durable.

La philosophie Kaizen fonctionne parce que le changement se fait en douceur et il n’y a aucune résistance qui nous fait revenir en arrière. Lorsqu’on force les choses, cela demande beaucoup trop d’efforts et cela n’est pas durable dans le temps dans 99% des cas.