Kaizen : « Un voyage de mille lieues commence toujours par un premier pas… »

Cette belle phrase de Lao Tseu nous rappelle avec malice et pertinence l’importance que tout Coach-manager se doit d’accorder aux premières étapes de toute démarche de progrès ou de changement demandée à son équipe ou à lui-même.

Les 5 P, technique Kaizen du : Plus Petit Progrès Partagé Possible, appelée aussi méthode des petits pas.

Management kaizen : Le premier pas est précurseur des suivants

Kaizen : un premier pas
Commencer par un premier pas en avant est un bon début !

Plus il sera rapidement et brillamment réussi, plus il apportera à votre équipe l’énergie dont elle aura besoin pour les suivants.

Un Coach-manager doit tout d’abord définir un cap connu et compris de tous et permettre ainsi à chacun de visualiser le résultat final.
Identifier immédiatement après les étapes intermédiaires, à la fois réalistes et désirables, permettant de remporter des victoires rapides et encourageantes.

 

Le Kaizen, philosophie japonaise qui n’a pourtant rien d’exclusivement orientale (ayant fait ses preuves dans l’industrie de l’armement américaine pendant la seconde guerre mondiale avant de trouver ses lettres de noblesse au Japon, pendant la reconstruction après-guerre du pays), s’est faite l’apôtre de cette démarche de petites rivières formant de grands fleuves.
Elle a donné naissance à de très nombreux outils, largement diffusés dans le domaine de l’amélioration des flux, de la qualité, de la productivité, des délais

 

Livre sur le Kaizen

 

Le PPPPP du Kaizen, aussi modeste soit-il, s’inscrit parfaitement dans cette lignée de grandes méthodologies. Au lendemain du dernier tsunami au Japon, il était étonnant de voir, dès le lendemain de la catastrophe, des habitants se donner la main pour déblayer une route, remonter un morceau de mur, remplir une cuve d’eau propre. Autant de gestes, pouvant paraître dérisoires, qui redonnent confiance à tout un peuple et font qu’il garde la confiance d’arriver à reconstruire de qui vient d’être détruit.

 

Les 5 P : Pourquoi PPPPP ?

Regardons maintenant de façon synthétique pourquoi chacun des P a son importance dans le PPPPP.

Plus Petit….

La philosophie Kaizen nous met en garde de « ne pas réveiller l’amygdale qui sommeille » (cette glande du cerveau qui détecte le danger). Autrement dit, tout changement pouvant être interprété par notre cerveau comme un danger potentiel, sera utilement décomposé en petits changements, beaucoup plus acceptables et ne déclenchant pas les mécanismes de défense et de résistance induits sinon par cette partie de notre cerveau.

Par ailleurs, décomposer un objectif en petits pas, permet de maximiser les chances de réussite à chaque étape. Et donc de créer fierté, plaisir et confiance, qui permettent de nouvelles réussites sur les pas suivants. C’est le principe bien connu des boucles de réussite.

…. Progrès ….

Le possible étant « juste un tout petit pas après l’impossible », il faut bien accepter de rentrer dans la « zone de risques » pour faire des progrès. Sans cela, rien ne changera et la pression de conformité du groupe empêchera toute tentative d’évolution du système.

En effet, chaque équipe, à l’image de ses équipiers, possède sa « zone de confort », ensemble de modes de fonctionnement, de rites qui lui sont familiers et avec lesquels elle se sent bien.
C’est bien de cette zone dont il faut savoir sortir pour progresser. Et par définition : ce n’est pas confortable !

Par exemple : nous avons observé que certaines équipes utilisent la dérision et le « bâchage » permanent comme mode de communication privilégié. Malgré des abords très détendus et sympathiques, il est difficile avec ces groupes d’aborder certains sujets plus en profondeur.
En formation par exemple, toute tentative de l’un des équipiers de se livrer davantage au groupe sera systématiquement reprise par les autres de façon ironique, mettant ainsi un terme rapide et souvent définitif à cette prise de risque. De même qu’il faut savoir tomber pour passer de la piste rouge à la piste noire, le progrès est à ce prix. Rien n’interdit bien sûr d’apprendre à tomber dans la bonne humeur, en s’encourageant mutuellement après chaque bosse passée sans chute.

 

…. Possible…..

Pour rester dans l’image précédente, il faut également se rappeler l’existence d’une troisième zone, juste après la zone de risque : la « zone de panique ». Rentrer dans cette zone déclenche les signaux rouges de la mise en danger et nous donnent la garantie quasi certaine d’un échec de la tentative d’évolution du système. Celui-ci va au contraire se replier encore plus sûrement sur sa zone de confort. Et se dire « nous avions bien raison de redouter le pire, puisqu’il est arrivé ».
Le manager n’ayant pas mesuré que l’effort qu’il demande à son équipe emmène cette dernière dans cette zone de stress trop important, renforcera ainsi durablement les résistances au changement de son équipe, au lieu de la faire progresser.

 

….. Partagé

« Last but not least », n’oublions pas l’importance de partager le sens.

Principal carburant de la mobilisation individuelle et collective, il conviendra d’inscrire chacun de ces progrès demandés à l’équipe dans une démarche plus globale. Nous l’avons dit en introduction, c’est cette cible qui tracte le désir vers l’avant et donne l’énergie nécessaire aux premiers pas qu’il faudra faire en sa direction. D’où l’importance de bien définir et partager une vision claire, séduisante et porteuse de sens pour votre équipe et de la décliner en projet fédérateur .

 

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Progresser : c’est le premier pas qui coûte !

Plutôt que trop vouloir « trop embrasser » (au risque de « mal étreindre ») dans des plans d’actions très fouillés (qui tardent à se réaliser parce qu’il faut d’abord bien les sécuriser…), on gagnera souvent à se faire collectivement confiance, et à se mettre en mouvement tout de suite par des petits pas faciles et encourageants. En ayant d’abord pris la précaution de bien éclairer les perspectives et le sens qu’on leur donne, il s’agit en fait d’un pari sur la qualité et le sens de responsabilité collective de l’équipe. Par la suite, en valorisant les premières petites victoires, il sera bien temps de formaliser des plans complets, faisant état de la complexité des projets en allant dans le détail jusqu’au niveau de granularité désiré.

C’est pour cela que nous vous conseillons de terminer systématiquement toute réunion avec votre équipe, par une séquence PPPPP consistant à définir les progrès que chacun s’engage à faire, de manière simple et significative, dans la direction des décisions prises. Et ce, dès demain …

 

La méthode ppppp, Kaisen : méthode des petits pas