Dans le cadre de ma formation continue de coach, j’ai accompagné Frank Salles, du cabinet Orygin, lors d’un séminaire d’optimisation des interfaces entre équipes de deux jours.

J’aimerais partager avec vous  quelques moments clés de ce séminaire…

Objectifs de ce séminaire entre équipes

  • Mieux se connaître 
entre les deux équipes
  • Purger les non-dits
  • Créer les conditions d’un bon fonctionnement entre les deux équipes
  • Etablir les axes principaux de l’amélioration de ce nouveau fonctionnement
  • Travailler en commun sur les objectifs de l’entreprise à deux ans

 

Le besoin de « mieux se connaître » a été traité en filigrane grâce à :

  • de nombreux ateliers en équipes mixtes nécessitant de prendre en compte la réalité de l’autre
  • la pratique systématique de l’échange et du débat, pour partager les représentations et apprendre à s’écouter mutuellement
  • une communication positive et l’établissement d’un climat de confiance au fil des échanges.
  • les moments de pause, déjeuners, dîners et balade dans un cadre exceptionnel

 

Je tenais à partager avec vous quelques tours de main que j’ai observés dans cette animation de séminaire entre équipes.

 

Réussir l’inclusion

Tout d’abord, il est à noter que les deux dirigeants, managers respectifs de ces deux équipes, ont lancé le séminaire puis ont laissé leurs équipes travailler seules, ceci dans le but de ne pas les influencer et de les responsabiliser. Ils sont revenus en fin de séminaire afin de partager le travail effectué et de clôturer celui-ci.


Pour ne pas perdre trop de temps en présentations entre ces deux équipes totalisant une vingtaine de personnes (ce qui aurait risqué d’engendrer un début de séminaire un peu mou), Frank a pris l’option d’entrer tout de suite dans l’action.

Le séminaire se déroulant en bord de mer avec une vue incroyable sur la côte, il a choisi de raconter l’histoire d’une course autour du monde en bateau (un équipage sous tension, au bord de l’explosion, mais qui finit par retourner la situation et gagner) pour introduire le jeu de la nappe : Par équipe de 8 personnes, il faut retourner une nappe (symbolisant un bateau et une situation) sur laquelle tout le monde est debout et serré. Il y a deux équipes en compétition (les équipes sont mélangées à ce stade, de manière à créer du lien et de la complicité d’une manière détendue). La proximité et la communication nécessaires à la réussite de ce jeu, associées au côté ludique, permettent une belle entrée en matière. 
À l’issue de ce “warm-up” nous leur proposons un débriefing léger autour de la question « quelles sont les qualités d’équipiers nécessaires pour retourner une situation ? » :
 Bonne humeur, décision collective, communication, confiance dans le plan et dans l’autre, plaisir…

Une première graine était semée…

 

Proposer une manière positive de communiquer


Frank les invite ensuite à une réflexion individuelle écrite afin de compléter la phrase : « le séminaire sera réussi et utile si… ».
 Puis les participants se regroupent en petits groupes mixtes, échangent leurs réflexions et établissent une synthèse partagée en grand groupe. Ce travail a permis de faire émerger une dizaine de points qui resteront affichés au cours du séminaire, afin d’y faire des retours réguliers.

« Oser se dire les choses et pouvoir les entendre en mettant de côté sa susceptibilité » est l’un des points clés exprimés.

Dans l’optique de réussir ce point important du séminaire, et sachant que beaucoup d’entre eux gardent un très mauvais souvenir d’un précédent séminaire, jugé intrusif, le coach propose une règle de communication positive :

« les susceptibilités c’est normal, il faut les accepter… et les dépasser. D’ailleurs, je vous invite à vous dire les choses « sans plaintes et sans reproches » et de deux manières :

  • En soulignant d’abord ce qui fonctionne bien entre vous
  • Et en faisant des préconisations et des recommandations d’amélioration sur le reste

” Si j’illustre ce point par mon exemple, je préfère que l’on me dise : Frank, j’aurais préféré/apprécié qu’on aborde tel ou tel point plutôt que je n’ai pas aimé ce qu’on vient de faire, je trouve ça inutile ! Si on me le dit de cette manière, comme un reproche, c’est normal que ce soit désagréable pour moi et cela risque de me pousser à me justifier ou à devenir légèrement agressif. Cependant, ce sera malgré tout à moi de passer au-dessus, d’accepter le point de vue de l’autre et de lui demander : qu’aurais-tu préféré aborder ? ».

 

Faire expliciter les nuances

À la suite de cette introduction, les équipes sont invitées à travailler chacune de leur côté autour de deux questions.

  • Quand ça fonctionne bien entre nous, comment cela se passe-t-il ? (avec des exemples précis pour illustrer)
  • Quelles préconisations pouvons-nous proposer à l’autre équipe pour que cela fonctionne encore mieux entre nous ?

À l’issue de ce travail, une mise en commun permet de lister une dizaine de points regroupés ensuite en trois items principaux.

Lors de cette séquence, il m’est apparu très important de prendre le temps de bien comprendre ce que chacun met derrière les mots.
Par exemple, dans un premier temps, tout le monde voulait rapprocher deux items : « Diffusion de la road map » et « Partage de la road map », apparemment très semblables…
Intervention de Frank : « Vous êtes sûrs que c’est pareil ? »
En fait non, les attentes sont différentes  : les uns parlaient de co-construction tandis que les autres évoquaient plutôt une attente d’information. Cette nuance a permis de soulever un débat, que nous avons laissé s’engager, quant au rôle d’une des équipes dans la stratégie marketing et communication dont l’autre était en charge. Nous étions au cœur du séminaire quant à la compréhension mutuelle entre les deux équipes.

 

Rebondir sur les contradictions pour en faire une opportunité


Tout se déroulait parfaitement quand, tout à coup, à la suite d’une banale question « C’est ok pour tout le monde ? » l’un des leaders d’une équipe s’exprime :

  • « Non, je ne comprends pas ce que nous sommes en train de faire, la road map existe, plein de points y sont détaillés… pourquoi passons-nous du temps à réinventer la roue ? »
  • Frank : « J’entends que tout cela te semble clair et je voudrais savoir ce qu’en pensent les autres… »

Il apparaît alors que la road map est finalement connue uniquement dans ces grandes lignes par l’une des équipes et que ses membres souhaitent qu’elle soit reprise point par point pour identifier les items qui peuvent les concerner. Le leader a alors convenu de l’utilité de la démarche qui répondait effectivement à une attente réelle, qu’il ne soupçonnait pas.

Cette séquence sur la road map n’était pas prévue dans le programme, mais il s’est révélé déterminant de décider”en direct et en live” de prendre le temps qu’il fallait pour cela. Autrement, le séminaire serait probablement passé à côté de son point central.

Par contre, puisque nous avons choisi d’investir du temps sur les sujets les plus importants, qui suscitaient beaucoup d’engagement, le temps a manqué en fin de journée pour boucler le séminaire, l’énergie retombe…

Frank a alors changé son style d’intervention, modifié légèrement ses ateliers et simplifié ses consignes. Pour faciliter le travail du groupe, il a synthétisé lui-même pendant la pause le dernier atelier qui venait d’être fait plutôt que de passer encore du temps en la leur faisant faire. Il a ensuite lancé de manière dynamique, et plus directive que d’habitude, la dernière séquence de la journée. Il a ainsi redonné rythme et énergie au groupe.

 

Je mesure quant à moi la réussite du séminaire grâce à quatre points :

  • Les vrais sujets ont été abordés sans langue de bois
  • Tous se représentent désormais clairement l’univers de l’autre (différences dans la notion de temps et d’espace, dans les contraintes, les besoins, les moyens de communication…)
  • Un plan d’action clair, sans autocensure, a pu être présenté par les deux équipes réunies, à leurs managers respectifs
  • La bonne humeur, présente au début, s’est exprimée d’autant plus à la fin du séminaire (blague pour le 1er avril, photo d’équipe en bord de mer, présentation originale de leur vision à leurs managers…)

Passionnant !

 

Bérenger Briteau

 

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