Préparer un changement est une étape décisive dans la conduite d’un changement ! Un changement ça ne se lance, que lorsque la partie est déjà presque gagnée…

Mettre en mouvement beaucoup de personnes au même moment sur un même sujet n’est pas une chose si simple.S’il vous prenait la naïveté de réunir tout le monde pour leur exposer votre projet et faire appel à leur adhésion, vous encourriez très fort le risque qu’un opposant ne saisisse l’opportunité de vous contrer publiquement pour déclencher un phénomène de groupe contre votre intention, ce qui serait très préjudiciable au projet.

Le dispositif trinômes que nous présentons ici répond à ces deux questions :

  • Comment déclencher une prise de conscience collective pour préparer un changement de tout un système, sans pour autant prendre le risque de générer de l’anxiété et susciter des objections avant d’être prêts collectivement à les traiter ?
  • Comment, pour cela, mettre en mouvement un échantillon d’acteurs clés, et embarquer en peu de temps les principaux leaders d’opinion, avant même de lancer officiellement le changement ?

Pour préparer un changement, il vous faut un dispositif qui vous permette de :

  • repérer ce qui coince dans le système, afin de pouvoir le retirer ou le traiter
  • faire basculer la dynamique du système en faveur du changement
  • donner envie à tous de se mettre en mouvement ensemble
  • … et le tout sans risquer de déclencher un mauvais phénomène de groupe à contre temps !

(Dans un autre article, sur comment “mobiliser un grand groupe“, nous avons déjà brièvement rappelé les grands principes de la stratégie des alliés, développée encore à travers cet article sur la carte des partenaires).

Les trinômes pour préparer un changement

Le but du dispositif trinômes est de construire une mobilisation progressive et rapide (effet boule de neige) :

  1. Permettre l’expression des non-dits et purger les morosités, au travers d’une consultation qualitative et d’un questionnement positif qui canalise et réoriente l’énergie. Les réunions de trinômes produisent des propositions constructives
  2.  Mobiliser les forces vives de l’entreprise pour mettre en oeuvre tout de suite les recommandations d’actions des Trinômes, pour obtenir des résultats immédiats

 

préparer le changement
Une dispositif de réaction en chaîne, qui construit la mobilisation à chaque étape, en impliquant à chaque fois davantage de collaborateurs

En quelques semaines, le projet de changement embarque donc progressivement :

  • Le Codir et le Copil
  • Les trinômes (entre 30 et cent personnes, maximum 1/3 de la population cible, une trentaine de trinômes suffisent à préparer le changement auprès d’une population de 1000 personnes)
  • Les groupes actions, qui émettent en oeuvre les recommandations des trinômes
  • Tous les collaborateurs, réunis lors d’un forum global, ou de plusieurs forums locaux si le séminaire devait réunir trop de monde en même temps

Autrement dit, lors du séminaire de lancement, le changement est déjà largement engagé. Et on ne réunit pas les gens pour leur dire ce qui va se passer (ce qui leur fait peur et les incite à l’inertie), mais pour les rassurer en leur montrant ce qui est déjà lancé et a déjà fait ses preuves de réussite sur le terrain. Le séminaire vise à embarquer tout le monde dans la dynamique, qui a d’abord été initiée de façon sécurisée par des petits groupes (les trinômes, puis les équipes actions). En fait, pendant plusieurs mois, beaucoup de monde a été impliqué dans de morceaux du changement, dont il se sentira propriétaire et promoteur, mais personne n’a vraiment vu la “big picture”. Ceci représente un Teasing qui permet de maintenir en haleine et de donner envie…

 

préparer un changement
Un leasing célèbre, qui a fait parler de lui il y a 20 ans

 

Mode d’emploi du dispositif trinômes

  • Principe : Mobiliser environ 1/3 de la population cible, pour entraîner un phénomène de groupe positif

Il s’agit en effet d’une élaboration en petits groupes de 3 personnes autonomes, pour favoriser des échanges plus libres et plus profonds. Cette forme de travail répond à la nécessité de réfléchir à plusieurs pour atteindre avec la meilleure économie de temps et d’effort le niveau de qualité d’analyse visé. De tels groupes ont en effet la taille optimum pour l’efficacité et la rapidité d’analyse. Ces trinômes échangeront leurs résultats après chaque réunion, de façon à assurer la mise en commun et la démultiplication de l’analyse au niveau de toutes les personnes impliquées.

  • Etapes pour préparer le changement :

préparer un changementPour préparer un changement, la méthode trinômes procède en plusieurs étapes :

  • 3 réunions autonomes de 1h en 3 semaines, conduites en trinômes, avec compte rendus synthétisés et diffusés largement
  • Publication du Livre blanc des trinômes (pour accuser réception de ces témoignages et recommandations)
  • Séminaire des trinômes : Accusé réception officiel et partage des constats et des recommandations
  • Equipes actions sur des actions pilotes
  • Communication des résultats (factuels et concrets)
  • Organiser un séminaire orienté solutions pour sélectionner des actions constructives et résoudre les « vrais problèmes »
  • Déploiement à l’ensemble des équipes des actions éprouvées
  • Repositionnement du management au travers du suivi de la mise en œuvre

Exemple de consultation qualitative par les Trinômes

Pour préparer le changement, il faut souvent réorienter les processus de pensée du groupe.

Ainsi parfois, s’il est morose et négatif, il faut le décentrer du problème pour l’orienter sur les solutions. Ainsi cet exemple, issu du travail de mobilisation de tout le personnel d’une usine, sinistrée depuis plusieurs années :

  • Réunion 1 : Critères de bien-être au travail au sein de l’usine (illustrés au travers des expériences positives vécues ces derniers mois)
  • Réunion 2 : Situation désirable et conditions idéales pour vivre davantage de ce que nous apprécions déjà
  • Réunion 3 : Préconisations d’actions concrètes pour optimiser le bien-être au travail dans notre usine

Autre exemple :

1ère réunion : Motivation et performance

  • De quoi estimez-vous avoir le plus besoin pour vous sentir motivé au quotidien ?
  • Qu’est-ce qui, selon vous et à votre niveau, vous aiderait à mieux servir le client et développer l’activité ?

2ème réunion : Axes de progrès

Dans quels domaines aimeriez-vous que l’entreprise continue de progresser pour que :

  • les collaborateurs continuent de s’y sentir bien ?
  • les clients nous apprécient toujours davantage ?
  • Comment le management pourraient-ils contribuer encore davantage à votre efficacité opérationnelle ?

3ème réunion : Recommandations

  • Avec les ressources et les moyens actuels, quelles actions concrètes aimeriez-vous mettre en œuvre à votre niveau pour développer plus d’activité et de satisfaction client ?

Il faut toujours terminer la consultation par une réunion centrée sur des recommandations d’actions concrètes, parce que cela va dans le sens de la mise en mouvement recherchée. Cela “lève la balle” pour le “smash” que vont pouvoir effectuer les équipes actions !

 

Les trinômes ont besoin d’être encadrés

  • Le Comité de pilotage forme les leaders des trinômes à leur rôle d’animation de leur trinôme, et il s’assurera que les réunions ont bien lieu et que les compte rendus sont lisibles et bien diffusés à tous. en cas de questions, de problèmes, le Copil est l’interlocuteur des trinômes.
  • Il leur remet un guide des trinômes, d’une dizaine de pages, qui les aide pas à pas à comprendre les enjeux de la démarche et à bien tenir leur rôle

Sommaire du guide des trinômes

  • Présentation de la démarche
  • Un travail en petits groupes de trois : les trinômes
  • 3 réunions d’1 heure
  • Objectifs des réunions de trinômes
  • A quoi sert cette consultation ?
  • Schéma récapitulatif de la démarche
  • Réussir votre première réunion
  • Rédiger votre compte rendu + Trame de compte rendu
  • Réussir votre 2ème réunion
  • Rédiger votre compte rendu + Trame de compte rendu
  • Réussir votre 3ème réunion
  • Rédiger votre compte rendu + Trame de compte rendu
  • Liste des trinômes
  • F.A.Q

 

préparer un changement

 

Le dispositif trinômes pour préparer un changement est très simple, et fonctionne super bien. Mais ne vous y lancez pas tout seul, parce qu’il y a tout de même beaucoup de tours de mains maîtriser pour le mener à bien. Les consultants de notre réseau sont experts en la matière, nous conduisons régulièrement ce genre de dispositifs pour préparer un changement et le mener jusqu’à son terme avec des résultats probants. Nous aimerions pouvoir vous en parler directement…

Pour préparer un changement, et en savoir plus sur la méthode des trinômes, vous pouvez me joindre sur mon portable :

Paul Devaux : 06.10.56.14.96

superviseur de coach

D’autres infos sur les moyens de préparer un changement :

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