Un séminaire d’équipe doit toujours être déjà à moitié gagné avant de commencer !

entretiens préparatoires

Pour cela, il faut mettre plusieurs atouts de son côté :

  • Avoir bien diagnostiqué l’énergie dominante de l’équipe, ses besoins et ses attentes (les entretiens préparatoires serviront à valider les hypothèses et les intuitions partagées entre le manager de l’équipe et le coach)
  • Avoir construit une architecture stratégique du séminaire, qui amène l’équipe vers les progrès visés, en plusieurs étapes bien claires (les entretiens préparatoires servent à recueillir les recommandations des participants sur les thèmes à aborder et les travaux à effectuer pendant le séminaire. Les avis des équipiers complètent celui du manager, et l’agenda séminaire tenant compte de l’ensemble des demandes, aura dans ce cas toutes chances de satisfaire chacun)
  • Avoir pré-mobilisé les participants, qui doivent se sentir engagés à réussir LEUR séminaire (pas celui du patron… et encore moins celui du coach !)
  • Avoir aussi, au passage, repéré les fonctionnements individuels de chacun et si possible, avoir commencé à tisser des liens de confiance (ou en tous cas : avoir mis en appétit les personne interviewées lors des entretiens préparatoires)

Objectifs des entretiens préparatoires

  • recueillir les perceptions individuelles sur le fonctionnement de l’équipe et des recommandations individuelles sur les objectifs et les conditions de réussite du coaching d’équipe
  • repérer les positions de chacun sur quelques thèmes clés, repérer des fonctionnements individuels
  • pré mobiliser tout de suite les individus sur des actions de progrès personnels envers l’équipe
  • se faire connaître et nouer des alliances de travail

Indiscutablement, les entretiens préparatoires font gagner du temps.

Toutefois, ils ne sont pas systématiques, et encore moins indispensables.

  •  En individuel se jouent des dynamiques individuelles, qui ne sont pas toujours représentatives de la dynamique collective
  • Des entretiens préparatoires individuels détournent parfois l’attention des enjeux collectifs au profit des enjeux personnels des équipiers

Une autre bonne manière de préparer le séminaire peut être d’assister à une séquence de réunion, et/ou de mener des entretiens avec plusieurs équipiers simultanément. Dans ces conditions, l’échange est moins personnel, mais plus créatif et surtout : plus représentatif de la dynamique du groupe.

 

Déroulement des entretiens préparatoires

Généralement, ils durent entre 45 minutes et 1 heure et demi, et peuvent parfaitement être menés par téléphone.

entretiens préparatoires

 

Une restitution peut être proposée à l’équipe, si elle a été prévue dans le dispositif (et dans le budget), mais ce n’est pas toujours nécessaire. En revanche, il est clairement indiqué à chacun, qu’une restitution non nominative sera faite au manager, pour en déduire les grands axes du séminaire et le préparer au mieux en fonction de la synthèse qui en sera faite.

Parfois, les entretiens préparatoires servent à nourrir une analyse systémique du fonctionnement de l’équipe. Dans ce cas, cette dernière est évidemment restituée à l’équipe, puisqu’elle vise justement à lui servir de miroir, pour faire bouger les lignes.

 

Contenu des entretiens préparatoires

Les entretiens préparatoires sont menés de façon non directive : l’interviewer indique simplement en début d’entretien pourquoi il a souhaité s’entretenir avec chaque membre de l’équipe, il se présente brièvement et expose 2 ou 3 questions qu’il a préparées en accord avec le manager.

Ensuite, il écoute les personnes s’exprimer librement et se contente de reformuler, de relancer parfois, ou de poser des questions complémentaires selon les thèmes abordés par les personnes.

Les questions sont généralement :

  • parlez-moi s’il vous plaît du fonctionnement de votre équipe”
  • ” indiquez-m’en les points forts et le potentiels à développer”
  • “et précisez-moi aussi vos attentes par rapport aux travaux que vous souhaitez partager avec vos collègues pendant ce séminaire”

Parmi les relances classiques :

  • Quelles sont les difficultés principales, que doit dépasser votre équipe pour atteindre ses objectifs ?
  • Comment faîtes-vous pour réussir collectivement à vous enfermer dans ce problème, que vous venez de soulever ?
  • Comment sortir ces cercles vicieux identifiés et les transformer en boucles de renforcement positif ?
  • Quelles pistes de solutions préconisez-vous ?
  • Si vous aviez le pouvoir, que décideriez-vous pour développer encore plus de performance et d’efficacité collective ?
  • Quels petits pas pourriez-vous engager tout de suite pour vous mettre en mouvement dans la bonne direction ?

 

Effets positifs des entretiens préparatoires

Les entretiens préparatoires font bouger l’ensemble du système équipe, sans attendre le début du séminaire :

  • Ils contribuent à ouvrir les représentations, à aiguiser la conscience des phénomènes dynamiques (« A votre avis, comment réussissez-vous tous ensemble à dysfonctionner comme vous le décrivez ? Dessinez-moi un schéma pour que je comprenne bien l’enchaînement que vous décrivez… Comment serait-il possible que vous inversiez ce cercle vicieux en boucle vertueuse ? Donnez-moi plusieurs exemples de situations où ce dysfonctionnement ne s’est pas produit ? Et, quand cela s’est produit, comment avez-vous fait pour vous en sortir avec succès ? Etc… « )
  • Ils responsabilisent chacun sur sa co-responabilité au sein du système (« Et vous, dans tout ça, quel rôle jouez-vous dans la dynamique de l’équipe ? Quand vous êtes témoin de cela, dans quoi vous n’êtes a priori pas impliqué, que pourriez-vous dire ou faire, qui participerait d’une amélioration et éviterait que vous ne soyez implicitement « complice involontaire » du problème que vous venez de me décrire ?  Etc…)
  • Ils incitent les personnes à changer tout de suite quelque chose (« Et vous-même maintenant, que pourriez-vous faire pour faire avancer les choses, dans le sens positif que vous venez d’exprimer  ? »)

 

Pour préparer votre prochain séminaire d’équipe, vous pouvez me joindre sur mon portable :

Paul Devaux : 06.10.56.14.96

superviseur de coach

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